Überblick über die Bestände - Beständeübersichten

Viele Archive verfügen über eine Beständeübersicht, die einen Überblick über den inhaltlichen und strukturellen Aufbau (Tektonik) des Archivs bietet. Sie ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Planung eines Archivbesuchs und Recherchen im Archiv. Unter einem Bestand versteht man eine Gruppe von Unterlagen, die von einer bestimmten Stelle, z.B. einer Behörde, einer Organisation oder einer Privatperson, in das Archiv gelangen. Die Herkunft der Unterlagen, deren Provenienz also, ist das wichtigste Ordnungskriterium archivischer Bestände. Daneben verfügen Archive in der Regel auch über Unterlagen, die unabhängig von der Provenienz eigene Bestände bilden können (z.B. Karten-, Foto-, Zeitungsausschnittsammlung usw.).

Die Übersichten bieten zu den einzelnen Beständen inhaltliche und formale Angaben. Zu den Formalangaben zählt der Hinweis auf die Laufzeit, d.h. aus welcher Zeitspanne die vorhandene Überlieferung stammt. Außerdem wird der Umfang des Gesamtbestandes angegeben. Beständeübersichten informieren auch über den Erschließungszustand eines Bestandes, d.h. ob er durch ein Findbuch, eine Datenbank oder eine Kartei erschlossen ist oder eventuell noch gar nicht bearbeitet ist. Die meisten Beständeübersichten geben auch nützliche inhaltliche Hinweise: Behördengeschichten beschreiben z.B. die Zuständigkeiten der jeweiligen Stellen, Bestandsgeschichten bieten Auskunft zur Überlieferungslage. Detaillierte inhaltliche Untergliederungen gewähren zudem einen Überblick darüber, welche Tätigkeitsbereiche stärker und welche gar nicht überliefert sind.

Beständeübersichten bieten wichtige Anhaltspunkte dafür, ob ein persönlicher Besuch im Archiv für das eigene Thema lohnt und welche Zeit man etwa einplanen muss. Hinweise auf Online- oder in Buchform publizierte Findbücher können zudem die Recherche schon vor dem Archivbesuch planen helfen.

Beständeübersichten sind in Buchform greifbar, z.B. in der örtlichen Bibliothek oder im Buchhandel, oder stehen als Online-Angebot unter der Internet-Adresse des jeweiligen Archivs zur Verfügung. Online verfügbare Beständeübersichten bieten den Vorteil, dass sie stets den aktuellen Bearbeitungsstand abbilden. Bei den gedruckten Werken ist hingegen stets der Zeitpunkt der Drucklegung zu beachten.