Findmittel

Findbücher, im 19. Jahrhundert auch als Landkarten der Archive bezeichnet, stellen die Verbindung zwischen der Ebene der Bestände eines Archivs und der Ebene der einzelnen Aktenstücke dar. Mit Hilfe eines Findbuches ist es möglich, innerhalb eines Bestandes die für die eigene Fragestellung relevanten Archivalien zu ermitteln. Anders als in Bibliotheken, die Zugang über alphabetische Kataloge, häufig auch sachthematisch geordnet, ermöglichen, wird in einem Findbuch die Struktur eines Bestandes abgebildet. Die Gliederung des Findbuchs ermöglicht Rückschlüsse auf den Entstehungszusammenhang und die Strukturen, in denen die Akten entstanden sind. Man muss sich daher immer fragen, wer innerhalb eines Verwaltungsbereichs, in dessen Kontext die von ihm gesuchte Information gehört, zuständig war.

Die am häufigsten anzutreffende Form sind die in den Archiven erstellten Findbücher, die bei besonders wichtigen oder häufig genutzten Beständen auch veröffentlicht werden. Diese Findbücher stehen bereits vor dem Archivbesuch in Bibliotheken oder über den Buchhandel zur Verfügung. Einige Archive bieten auch schon die Möglichkeit, sich im Internet mit Hilfe von Online-Findbüchern über das vorhandene Aktenmaterial zu informieren. Daneben finden sich bei den noch nicht verzeichneten Beständen aber auch Ablieferungslisten, die die abgebenden Behörden erstellt haben, und ältere Registraturhilfsmittel, die als Repertorien bezeichnet werden und die bereits in den Registraturen der letzten Jahrhunderte zur Organisation der Akten benutzt wurden. In diesen Findmitteln muss man mit komplizierten Strukturen sowie alten, schwer lesbaren Schriften rechnen. Außerdem kann es in den verschiedenen Archiven auch noch weitere Hilfsmittel wie sachthematische Inventare oder Karteien geben. Für den Umgang mit Urkunden stehen zusätzlich Regestenwerke zur Verfügung. Archivarinnen und Archivare verfügen in manchen Fällen zusätzlich über archivinterne Findmittel, die sie für ihre eigene Arbeit nutzen.

Zur ersten Orientierung innerhalb des Findbuches dient das Inhaltsverzeichnis, dass die Gliederung des Bestandes wiedergibt. Der Aufbau des Findbuches ist in drei Teile gegliedert. Die Einleitung besteht aus Angaben zur Behörden- und Bestandsgeschichte sowie zu möglichen Zusammenhängen mit anderen Beständen. Im Idealfall finden sich hier auch Hinweise auf die Arbeit der Archivarinnen und Archivare, so dass man nachvollziehen kann, welche ursprünglich vorhandenen Akten aufgehoben und welche kassiert wurden. Der Hauptteil setzt sich aus den einzelnen Einheiten des Bestandes mit ihren Aktentiteln zusammen, die bereits durch Hinweise auf den Inhalt der Akten ergänzt werden können. Zusätzlich enthalten Findbücher auch Indices, die alphabetisch nach Personen, Orten oder Sachthemen geordnet sein können.

Mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses oder über die Indices kann man zu einem bestimmten Thema einzelne Aktenstücke finden. Außer dem Aktentitel enthalten die Einträge im Findbuch Angaben über die Laufzeit der Akten, so dass man die Suche auf einen konkreten Zeitraum einschränken kann. Vor dem Aktentitel steht meistens eine laufende Nummer, die von der Signatur zu unterscheiden ist. Bestandsbezeichnung und Signatur bilden die Angaben, die man braucht, um die gewünschten Akten zu bestellen.