Ablieferungsliste: Durch die Registratur einer Behörde angefertigte Liste, die dort entstandene, für die laufende Arbeit nicht mehr benötigte Akten bei ihrer Anbietung an das Archiv aufführt.
Archivsprengel: Geografische Ausdehnung des Zuständigkeitsbereichs eines Archivs. Der Sprengel ist ein historisch gewachsenes Gebiet, das wesentlichen Einfluss auf die Bestände und ihre Gliederung genommen hat und das der Archivverwaltungsgliederung zu Grunde liegt.
Benutzungsantrag: Antrag, der von Archivbesuchern vor der ersten Benutzung von Findmitteln und Archivalien unter Angabe des Namens, der Anschrift und des Benutzungszwecks zu stellen ist und über den die Archivleitung zu entscheiden hat.
Benutzungsordnung: Auf Grundlage der Archivgesetze erlassene Rechtsverordnung, die die Benutzung in einem Archiv regelt. Die Benutzungsordnung kann bei der Lesesaalaufsicht eingesehen werden. Mit der Unterschrift auf dem Benutzungsantrag verpflichtet man sich zu ihrer Einhaltung.
Bestand: Gruppe von Archivalien, die nach Provenienz oder Pertinenz geordnetes Archivgut oder Sammlungsgut umfasst.
Beständeübersicht: Aufzählung der Bestände eines Archivs mit formalen und inhaltlichen Erläuterungen z. B. zu Betreff, Laufzeiten, Umfang, Erschließungsgrad, Behördengeschichte, Bestandsgeschichte, inhaltlicher Gliederung.
Findbuch: Verzeichnis der zu einem Bestand gehörenden Archivalieneinheiten. Die Gliederung des Findbuches spiegelt die innere Struktur des entsprechenden Bestandes wider.
Klassifikation: Gliederung eines Bestandes in inhaltliche Gruppen mit dem Ziel der Zusammenfassung aufeinander bezogener Archivalieneinheiten.
Pertinenz, Pertinenzprinzip: Gliederung von Archivgut nach Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge.
Provenienz, Provenienzprinzip: Gliederung von Archivgut nach der Herkunft von Unterlagen z. B. einer bestimmten Schriftgut produzierenden Stelle.
Regest: Knappe Zusammenfassung des Inhalts einer Urkunde oder eines Aktenstücks unter Nennung von Datum und Ausstellungsort sowie der vorkommenden Orts- und Personennamen.
Repertorium: Ältere Bezeichnung für Findbücher, die sich auf in den Behörden selbst angelegte Verzeichnisse zum Auffinden der bei ihnen vorhandenen Akten bezieht.
Sachthematisches Inventar: Sonderform archivischer Findmittel, in der unter einem thematischen Gesichtspunkt zusammengestellte Archivalien aus verschiedenen Beständen aufgeführt werden.
Schutzfrist (Sperrfrist): Frist von in der Regel 30 Jahren nach Entstehung von Archivgut, während der dieses einer Benutzungsbeschränkung unterliegt. Für Archivalien, in denen personenbezogene Daten enthalten sind, gelten besondere Schutzfristen. Sie betragen hier in der Regel 10 Jahre nach Tod der Person oder 100 Jahre nach der Geburt, wenn das Todesdatum nicht zu ermitteln ist. Die Schutz- bzw. Sperrfristen sind in den Archivgesetzen bzw. Benutzungsordnungen geregelt. Sie können in besonderen Fällen auf Antrag verkürzt werden.
Tektonik: im archivischen Sinn Gliederung der Bestände eines Archivs in Gruppen oder Archivabteilungen (z.B. nach Provenienz und zeitlichen Zäsuren).
Titel/Titelaufnahme: Knappe, präzise und summarische Beschreibung dessen, was man in einer Akte finden kann, unter Berücksichtigung ihrer Funktion bei der schriftgutbildenden Stelle.