Suchstrategie

Archivgut unterscheidet sich von anderen Informationsträgern, insbesondere von Büchern, in entscheidender Weise. Während ein Buch eine abgeschlossene Einheit bildet, hängen die verschiedenen Akten eines Bestandes miteinander zusammen. Akten sind zu einem bestimmten Zweck entstanden, sie hatten in der Behörde, in der sie entstanden sind, eine bestimmte Funktion (Entstehungszusammenhang). Ein Aktentitel stellt zudem keine vollständige Inhaltsangabe dar, sondern bietet eine summarische Zusammenfassung. Darüber hinaus werden Informationen, die auf einer höheren Ebene (beispielsweise Name des → Bestands, → Klassifikationspunkt) schon gegeben wurden, auf der Ebene des Titels nicht wiederholt und können daher nur durch den Platz der Akte im Zusammenhang erschlossen werden.

All dies hat Auswirkungen auf die Suchstrategie. Sucht man Akten zu bestimmten Fragestellungen, ist es sinnvoll, die Strukturen zu berücksichtigen, in denen die Akten stehen. Herkömmliche Suchmethoden wie die Volltextsuche (bei Online-Findmitteln) oder das Suchen in Indizes liefern häufig kein vollständiges Suchergebnis. Indexbegriffe werden in aller Regel nicht vereinheitlicht. Zudem differieren zeitgenössische Terminologie und heutige Forschungsbegrifflichkeit. Bei der Titelaufnahme und der Indizierung wird zumeist die zeitgenössische Terminologie verwendet. Sucht man zum Beispiel nur unter dem Stichwort "Zwangsarbeiter", entgehen einem die zahlreichen unter dem Begriff "Ostarbeiter" oder "ausländische Arbeiter" erfassten Unterlagen.