Der Weg ins Archiv

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Aufgaben der Archive Zur Archivlandschaft

Themenstellung
Wer einer bestimmten historischen Frage nachgeht, wer die Geschichte seiner Familie oder seines Ortes erforscht, wer sich für historische Zeitungen, Landkarten oder Fotografien interessiert, dem bieten Archive einen reichen Fundus historischer Materialien vom Mittelalter bis in unsere Zeit. Je präziser Frage und die Themenstellung, desto leichter ist der Einstieg in die Recherchen in einem Archiv.

Internetrecherche
Zahlreiche Archive und Archivverwaltungen informieren auf eigenen Homepages über ihre Bestände und die Benutzungsmodalitäten. Zum Teil finden sich im Internet ausführliche Beständeübersichten und Informationen über Bibliotheken und Sammelschwerpunkte sowie über aktuelle Projekte. Ein Blick auf das Internetangebot eines Archivs erleichtert in jedem Fall die spätere Arbeit vor Ort.

Literaturrecherche
Die gesuchten Informationen lassen sich oftmals schon in Bibliotheken finden. Kommt man mit Hilfe der gedruckten Literatur aber nicht weiter oder will man in die Quellen Einsicht nehmen, wendet man sich an ein Archiv. Auch dort findet sich meist eine Präsenzbibliothek, die neben Nachschlagewerken auch zum Teil recht umfangreiche Buch- und Zeitschriftenbestände umfasst, die den jeweiligen sachthematischen oder ortsgeschichtlichen Schwerpunkten des Archivs entsprechen.

Ermittlung geeigneter Archive
Die richtige Auswahl des Archivs erleichtert den Beginn der Recherchen und beschleunigt den Fortgang der Untersuchungen. Nicht immer ist das unmittelbar benachbarte Archiv der geeignete Ausgangspunkt historischer Forschungen. Neben Staats-, Kreis- und Kommunalarchiven können auch die Archive der Kirchen, Universitäten und Hochschulen, Personen und Familien, Parteien, Industrie- und Handelskammern oder Wirtschaftsunternehmen konsultiert werden. Über die Zuständigkeiten, Archivsprengel und die Archivbestände informieren die Archive und Archivverwaltungen in Broschüren und Faltblättern, immer häufiger auch im Internet.

Schriftliche Anfrage
Größere Archive können zumeist ohne Voranmeldung aufgesucht werden; bei kleineren Archiven empfiehlt sich eine vorherige schriftliche oder telefonische Anmeldung. Grundsätzlich ist es sinnvoll, durch eine schriftliche Anfrage per Brief oder per e-mail den Archivbesuch vorzubereiten. Manche gezielte Anfrage wegen bestimmter Bestände kann einen persönlichen Besuch im Archiv sogar ersetzen.

Anmeldung
Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, ist zur Benutzung in Archiven berechtigt, gleich ob er wissenschaftliche Ziele verfolgt, heimat- und familiengeschichtliche Forschungen betreibt, amtliche und rechtliche Belange hat oder einfach ganz persönliche Interessen. Unter Beachtung der Benutzungsordnung und Wahrung eventueller Schutzfristen können alle Bestände eines Archivs bzw. Reproduktionen originaler Archivalien eingesehen werden.
Jeder Archivbesuch beginnt mit der Anmeldung, bei der ein Benutzungsantrag unter Angabe des Namens, der Anschrift und des Forschungsvorhabens ausgefüllt werden muss. Der Benutzer verpflichtet sich hiermit, die in der Benutzungsordnung festgelegten Benutzungsbedingungen einzuhalten. Er kann sich damit einverstanden erklären, dass über sein Forschungsvorhaben andere Benutzer in Kenntnis gesetzt werden.
Über die Höhe von Benutzungsgebühren, die von nichtwissenschaftlichen Benutzern in der Regel erhoben werden, sowie von Kosten für das Anfertigen von Abschriften, Fotokopien, Filmen sowie schriftlichen Auskünften informieren die Benutzungsordnungen.

Persönliche Beratung
In allen Archiven stehen Archivare und geschultes Personal für Beratungsgespräche zur Verfügung. In einigen Archivaren ist eine vorangehende persönliche Beratung auch obligatorisch. Einige Häuser bieten neben persönlichen Beratungsgesprächen regelmäßig Einführungen für Erstbenutzer an.

Ermittlung geeigneter Bestände
Die Archivarinnen und Archivare stellen Findmittel zur Verfügung. Viele größere Archive verfügen über gedruckte Beständeübersichten, die einen ersten Überblick über die in einem Hause vorhandenen Bestände geben. Mit Hilfe solcher Übersichten, die teilweise auch im Internet verfügbar sind, lässt sich eine erste Vorauswahl der in Frage kommenden Bestände.

Sichtung von Findmitteln
Detailliertere Findbücher ermöglichen die gezielte Auswahl einzelner Quellen. Viele Archive bemühen sich um eine leichte Handhabung solcher Findbücher und ersetzen alte handschriftliche Repertorien durch neue, mit Indices versehene maschinenschriftliche oder Datenbanken, die vielfältige Recherchemöglichkeiten bieten. Jeder Benutzer sollte sich darauf einstellen, dass insbesondere ältere Archivbestände nach wie vor nur durch alte Findbücher erschlossen sind, deren Lektüre Kenntnisse der deutschen Schrift erfordert. Viele historische Vereine, Volkshochschulen und Universitäten bieten Kurse an, in denen Lesefähigkeiten erworben und trainiert werden können. Neben Findbüchern stellen sachthematische Inventare oder Personenkarteien weitere Findmittel dar, die mitunter den Blick ins Findbuch sogar ersparen.

Bestellung und Sichtung von Archivalien
Archivalien müssen vor Ort mit speziellen dort bereit liegenden Leihscheinen (Bestellscheinen) bestellt werden. In Ausnahmefällen ist nach erfolgter persönlicher Anmeldung auch eine schriftliche oder telefonische Vorbestellung möglich. Die meisten Archive haben feste Aushebezeiten, zu denen die bestellten Archivalien im Lesesaal bereit gelegt werden. Die Ausgabezeiten finden sich in speziellen Broschüren der Archive oder können dort telefonisch erfragt werden. Mikrofilm- und Mikrofichelesegeräte, Fotokopierer und andere technische Geräte stehen den Benutzern in vielen Archiven zur Verfügung und können in den Lesesälen oder speziellen Arbeitsräumen genutzt werden. Für private Archive, beispielsweise Adelsarchive gelten vielfach besondere Bestimmungen. Sie sind nicht immer uneingeschränkt nutzbar; über die Benutzungskondidtionen sollte man sich im Vorfeld informieren.

Anfertigung von Reproduktionen
Archivalien als einzigartige und unersetzbare Dokumente der Vergangenheit unterliegen strengen Sicherheitsauflagen und hohen konservatorischen Anforderungen. Für ihre Benutzung gelten daher oft besondere Bestimmungen. Eine Reproduktion ist in der Regel möglich, kann aber bei Stücken, die aus älterer Zeit stammen, beschädigt sind oder besonderen Benutzungsbedingungen unterliegen, eingeschränkt sein. Über die Art der Reproduktion (Fotokopie, Mikrofilm, digitale Reproduktionen) entscheidet das Archiv im jeweiligen Fall.