Différence entre les entrées et les éliminations pour une période donnée

Mesure du degré d'acidité d'un papier, par calcul de la concentration de l'ion d'hydrogène; la valeur pH (potentiel hydrogène) est exprimée selon une échelle logarithmique de 0 à 14; le point neutre est 7, les valeurs supérieures étant alcalines et les valeurs inférieures acides

Allée secondaire, transversale, dans un magasin d'archives perpendiculaire à l'allée principale de circulation et donnant accès aux épis de rayonnage

Opération consistant à énoncer de façon concise les principales informations d'ordre historique ou diplomatique contenues dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds). Par l'extension, l'énoncé lui-même

Information ou instruction portée en marge d'un document

Transfert d'archives n'ayant plus d'utilité courante dans un local de stockage ou au service compétent pour les recevoir

Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercise de leur activité. La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (loi sur les archives).Par extension, le terme désigne aussi le service chargé de la gestion des archives ainsi que le bâtiment d'archives. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes

Archives constituées de films cinématographiques et des documents s'y rapportant

Archives qui pour des raisons politiques ou historiques se trouvent conservées hors du pays où elles ont été produites

Documents conservés ou à conserver sans limitation de durée en raison de leur intérêt historique

Documents produits par un organisme public ou privé dans l'exercise de ses activités sous forme imprimée pour des besoins de diffusion

Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives)

Archives des collectivités locales, par opposition aux archives centrales

Ensemble des témoignages oraux, provoqués ou spontanés, recueillis sur disques ou bandes magnétiques ou transcrits dans un but de documentation spécifique

Ensemble de documents provenant de la gestion d'un domaine privé ou de l'activité d'une personnalité ou d'une famille

Fonds ou collection de photographies, incluant les diapositives, les négatifs, les épreuves et, le cas échéant, les documents s'y rapportantVoir aussi: archives audio-visuelles, archives iconographiques

Fonds soit d'individus ou des familles, soit d'institutions ou d'organisations non publiques, ou de provenance non publique

Archives définies par la loi comme étant propriété publique par opposition aux archives qui sont la propriété d'une personne physique ou morale privée

Expression générique pour les archives des périodes troublées et les archives de cabinet non librement communicables pour raison de respect de la vie privée ou d'atteinte à la sûreté de l'Etat

Science qui étudie les principes et les procédés méthodiques employés à la collecte, à la conservation, au traitement et à la communication des documents d'archives

Ensemble des documents pris en charge par un service d'archives mais non encore traités

(Rückstände)

-

Unité de base pour la cotation et l'analyse et/ou le rangement des documents d'archives. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers)

Procédure par laquelle le responsable d'un service d'archives public rend authentique une copie ou un extrait d'un acte ou d'un document confié à sa garde

Appareil à fermeture hermétique destiné à désinfecter et à stériliser des documents d'archives

Support formé par une bande de matière plastique souple revêtue sur une face d'un enduit magnétisable permettant d'enregistrer des données sous forme de signes électromagnétiques

Ensemble de données informatisées relatives à un domaine défini des connaissances, organisé pour être offert aux consultations d'utilisateurs

Ensemble de données informatisées organisé, en vue de son utilisation par des programmes correspondant à des applications distinctes, de manière à faciliter l'évolution indépendante des données et des programmes

Tout objet ou document défini comme élément constitutif du patrimoine culturel d'une nation

Etat des documents proposés à l'élimination par une administration ou un service public, soumis au visa de l'archiviste

Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant, soumise à leur double visa; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire

Lettre issue du secrétariat pontifical moins solennelle qu'une bulle

Sceau métallique de forme ronde attaché à un document solennel et plus particulièrement le sceau de plomb appendu à certains actes pontificaux. Acte ainsi scellé

Fiche à un ou plusieurs volets remplie par un lecteur pour avoir communication d'un document et qui témoigne sur les rayonnages de la sortie du document

Dans une administration ou un service, bureau du courrier chargé également de la gestion d'une partie des archives

Schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série

Document représentant sous forme graphique ou photogrammétrique, sur un support plat, à une échelle supérieure au 20000e des caratéristiques physiques ou abstraites relatives à la surface de la terre ou à une partie de l'univers

Carte perforée comprenant d'une part, dans une fenêtre, une ou plusieurs vues de microfilm et, d'autre part, sous forme codée en vue d'un traitement automatique, la description des documents reproduits

Carte délivrée par un service d'archives, accordant à son titulaire l'autorisation de consulter des archives durant sa période de validité

Carte ou bande où sont enregistrées sous forme de perforations codées des informations généralement lisibles par machine

Boîte rigide généralement en carton, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d'archives, à en faciliter la manutention et le rangement

Conteneur dans lequel un rouleau de microfilm, une bande de film ou une microfiche sont introduits dans un appareil de lecture

Recueil manuscrit en forme de rouleau ou de volume contenant la copie, complète ou non, des titres et documents importants ( le plus souvent des chartes) concernant une personne, une famille ou une institution

Conteneur de rouleau de microfilm à deux noyaux

Inventaire analytique d'un type particulier de documents choisis pour leur forme ou leur contenu indépendamment du fonds ou de la série à laquelle ils appartiennent

Disque compact permettant le stockage d'un grand nombre de données sous forme numérique

Registre dans lequel un propriétaire foncier fait consigner le relevé de ses biens domaniaux et des cens et rentes qui y sont attachés

Service d'archives spécifique pour la conservation et la communication des archives intermédiairesVoir aussi: préarchivage

Partie d'un document informatique correspondant à une donnée individualisée

Document manuscrit souvent écrit sur parchemin et scellé manifestant la volonté de l'auteur de faire connaître une décision ou d'établir un droit

Feuille de papier fort ou de carton mince pliée en deux servant à regrouper matériellement des documents relatifs à un même objet ou à isoler et conserver un ou plusieurs documents lors du classement et de l'inventaire

1) Opération de mise en ordre, à la fois intellectuelle et matérielle, de documents d'archives en appliquant, au niveau de l'article ou de documents sériels, le principe de respect de l'ordre primitif et des critères chronologiques ou alphabétiques, et, au niveau d'un fonds, le cadre de classement réglementaire et le principe de respect des fonds2) Procédure de protection d'un fonds d'archives privées au titre d'une législation spécifique aux biens culturels

Avant la loi sur les archives, décision administrative de soustraire un document à la libre communication au public

Une des missions fondamentales d'un service d'archives consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs d'archives des versements, des dépôts ou des dons voire des documents à acheter

Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs, dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard, par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique

Microfiche obtenue directement par façonnage à partir d'une bande magnétique destinée à l'édition de données informatisées

Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier conformément à la législation et la réglementation en vigueur

Limitation d'accès aux archives privées imposée par décision du propriétaire

Une des missions fondamentales d'un service d'archives consistant à mettre des archives à la disposition des chercheurs/lecteurs, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement

Transfert temporaire, à l'extérieur, de documents appartenant à un service d'archives à des fins de recherche, d'exposition ou de reproduction

Autorisation exceptionnelle et nominative de consulter des documents conservés dans les archives publiques avant l'expiration du délai légal de communicabilité

Protection matérielle des articles d'archives à l'aide de boîtes, kraft (neutre) et sangles, reliures, etc

Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant à assurer la protection matérielle des documents et leur accessibilité

Litige entre entités politiques ou administratives au sujet du droit de propriété, de garde et d'accès à des archives, notamment à la suite de changements de souveraineté (y compris la décolonisation), à la suite de réorganisations territoriales ou à la suite d'exportation frauduleuse. Englobe parfois les litiges entre lecteurs ou propriétaires d'archives privées et l'administration des archives

Acte par lequel des parties s'engagent entre elles pour une action déterminée

Convention conclue par un propriétaire d'archives avec un service d'archives auquel il confie pour une durée déterminée la garde de ses archives, énumérant les clauses relatives à la conservation de celles-ci

Contrôle par le biais de listes limitatives des points d'accès à une base de données

Compétence légale de l'administration des archives s'appliquant à la gestion, à la conservation, au tri et à l'élimination et à la communication des archives des administrations de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publiques

Reproduction d'un document conforme au texte original

Agent d'un service versant chargé des relations avec le service d'archives

Attribution d'une cote d'archives ou d'une cote de rangement à des documents

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou sa série (cote intellectuelle) ou à le localiser sur les rayons (cote de rangement)

Dates (années) du plus ancien et du plus récent documents composant un dossier ou un fonds

Procédé de destruction des documents par découpage automatique en minces lanières

Avant la loi sur les archives, levée de toute restriction à la communication au public d'un document ou à la divulgation de l'information qu'il contient

Durée à l'expiration de laquelle les documents peuvent être éliminés conformément au tableau de tri

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service d'origine

Durée à l'expiration de laquelle la législation permet la libre consultation d'un document

Période au terme de laquelle un document est réglementairement versé au service d'archives

Personne physique ou morale concluant un contrat de dépôt avec un service d'archives

Acte juridique confiant la conservation d'un ou plusieurs documents à un service d'archives pour une durée déterminée sans transfert de propriété. Par extension, les documents déposés

Dépôt prévu par la législation sur la presse des périodiques et affiches publiées dans un département auprès de l'autorité compétente et dont la gestion est souvent confiée aux Archives départementales

Mot ou groupe de mots retenu dans un thésaurus pour représenter une notion apparaissant dans une analyse ou un document

Enumération des caractères physiques d'un document ou d'un groupe de documents, leur contenu faisant l'objet de l'analyse et de l'indexation

Ensemble des opérations d'identification d'une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l'analyse du contenu et l'indexation

Réduction du degré hygrométrique dans les magasins au moyen de procédés mécaniques ou chimiques

Exposition de documents à des vapeurs chimiques sous vide, pour détruire les différentes formes de vie animale et végétale qui attaquent leur intégrité

Transfert officiel d'archives définitives d'une collectivité à une autre qui a hérité d'une part de ses compétences

Vue positive sur film photographique montée dans un cadre et destinée à la projection

Science qui étudie les actes écrits en eux-mêmes (et par extension, tous les documents d'archives), d'après leur forme, leur contenu, leur genèse et leur tradition

Charte émanant d'un souverain. Acte officiel conférant un honneur ou un titre

Support circulaire plat dont les faces sont recouvertes d'une couche magnétisable servant à l'enregistrement et à la conservation des données

Support circulaire plat dont les surfaces sont sensibles aux rayons laser, permettant l'enregistrement, la conservation et l'utilisation de données. Chaque surface est revêtue d'une couche transparente protectrice, généralement de verre ou de plastique

Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation. Singulier du mot archives

Document d'archives courantes ou intermédiaires établi par l'administration en application d'une procédure réglementaire

Tout document composé essentiellement d'images fixes (carte, plan, photographie...)

1) Science et techniques relatives à la collecte, au signalement, à l'analyse, à l'indexation, au stockage, à la recherche, à la diffusion de documents et d'informations pour les besoins des usagers; 2) Ensemble de documents et des informations réunis sur un sujet donné

Documents tels que brouillons, notes informes, calculs établis ou réunis et exploités pour étudier ou élaborer d'autres documents

Entrée de documents dans un dépôt d'archives résultant d'une cession de propriété par une personne privée, physique ou morale, faite à titre gratuit et souvent confirmée par un acte écrit et irrévocable

Représentation formalisée de faits ou d'idées

Ensemble de documents constitué soit organiquement par l'administration d'origine pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement aux archives

Dossier relatif à une affaire réglée, non susceptible de recevoir de nouvelles pièces

Dossier constitué pour le traitement d'affaires tenant à des personnes physiques. Exemples: dossier de personnel, dossier de naturalisation, d'aide sociale, de bourse, de décoration

Dossier constitué des pièces d'une affaire en cours

Autre exemplaire d'un document, à valeur d'original s'il porte les signes de validation requis, ou copie conservée par le service producteur en témoin des originaux expédiés

Dossier de consultation interne constitué par un service ayant à connaître d'une affaire, parallèlement au dossier original créé par le service producteur

Droit d'un usager de consulter, dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par l'administration

Réalisation du double d'un microfilm. Microfilm ainsi réalisé

Résistance d'un support au temps ou à l'usage

Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne permet pas de conserver intégralement

Document destiné à être détruit conformément aux tableaux de gestion

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique

Enoncé d'identification d'un ensemble de données placé en tête de celles-ci

Mode de protection des documents entre deux surfaces de polyester neutre transparent aux bords soudés

1) Transcription ou mention plus ou moins systématique, officielle ou non, de données dans un registre2) Inscription d'un acte sur un registre officiel destinée à en garantir l'authenticité et la publicité3) En informatique, ensemble de données apparentées, traité comme un tout

Document ou ensemble de documents de la même provenance pris en charge par un service d'archives à une date donnée, à titre de versement, de don, de dépôt ou d'achat

Toute entrée formant le complément d'un fonds déjà pris en charge

Tout mode d'entrée de documents dans un service d'archives autre que le versement. Les documents ainsi entrés

Ensemble de travées

Tirage papier d'échelle variable réalisé à partir d'un film ou d'une duplication

Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d'une marque indélébile sur des documents à l'aide d'un cachet identifiant som propriétaire ou son détenteur

Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des collections d'un service d'archives, par fonds, série et sous-série: intitulé, dates extrêmes, nombre d'articles et métrage linéaire

Présentation temporaire de documents d'archives ou de leur reproduction à des fins culturelles ou éducatives

Reproduction d'un document dans son apparence et sa forme

Tout ou partie du bulletin de demande laissé comme témoin d'un document ou d'un article temporairement déplacé

1) Ensemble de fiches de format uniforme classées dans un ordre préétabli, alphabétique, numérique, méthodique.2)Boîte ou meuble à fiches

Fichier alphabétique des personnes, des administrations, des organismes qui ont demandé la consultation de documents ou des informations contenues dans les documents

Feuille ou bande de matière transparente et flexible propre à recevoir l'enregistrement des imagesVoir aussi: film diazo, film argentique, film vésiculaire

Support de film ininflammable composé d'acétate de cellulose

Type de film utilisant les propriétés photosensibles des halogénures d'argent pour produire l'image

Film de duplication dans lequel l'image est formée de sels de diazonium

Film composé de nitrate de cellulose et de ce fait très instable

Type de film dans lequel l'azote libéré pendant l'exposition se répand sous l'effet de la chaleur subséquente et formes des bulles minuscules qui produisent une image par diffusion de la lumière

numrotisation des feuilles

Fonds ayant cessé de s'accroître en raison soit de la suppression ou d'une réorganisation interne profonde de l'administration productrise des documents qui la composent, soit d'un changement du système de classement

Fonds susceptible de s'accroître lors de versements ou dépôts ultérieurs

Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercise de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle

Caractéristiques de la présentation d'informations informatisées

Etape de production d'un microfilm. Le premier exemplaire représente la première génération

Gestion spécialisée dans l'information, son utilisation et sa circulation, et application de la théorie et des techniques de l'information à cette gestion

Expression du Canada francophone pour désigner l'ensemble des mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création, le tri, la conservation et l'utilisation des archives (traduction de "records management")

Copie d'un acte destinée à l'expédition, authentifiée par un officier public ou ministériel

Instrument de recherche présentant par fonds ou série les fonds et collections d'un service d'archives ou les sources archivistiques relatives à un sujet donné: intitulé, historique du producteur, sommaire du contenu, métrage linéaire, instruments de recherche. Il est généralement précédé d'un historique des services concernés et de renseignements pratiques

Instrument de recherche destiné à décrire la documentation concernant un sujet, une région ou une période chronologique, et conservée dans les fonds d'un dépôt ou de plusieurs dépôts d'archives

Instrument de recherche décrivant les fonds et collections d'un ou de plusieurs services d'archives relatifs à des thèmes, à des périodes, à des espaces géographiques, à des types de documents particuliers, prédéfinis

Etat, le cas échéant, des producteurs et détenteurs successifs de documents ou d'un fonds d'archives depuis sa création jusqu'à son transfert à son lieu de conservation définitive

Technique de restoration consistant à humidifier des documents desséchés ou cassants. Accroissement du degré hygrométrique dans les magasins d'archives

Appareil fixe ou mobile destiné à mesurer le degré d'humidité relative de l'air dans un local clos

Procédé informatique permettant d'associer dans un même dossier des documents ou parties de documents déjà enregistrés sous diverses formes dans d'autres dossiers

Reproduction d'un objet, la copie étant habituellement réalisée par photographie

Concept selon lequel la propriété des archives publiques, du fait de leur domanialité publique, ne peut être transférée par une détention dépassant les délais de prescription prévus par le code civil

Caractère des archives publiques qui, du fait de leur domanialité, ne peuvent être cédées à des tiers

Liste alphabétique des noms de personne, de lieu ou de matière relevés dans un document d'archives ou dans un instrument de recherche, assortie des références correspondantes destinées à les localiser

Opération destinée à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel des données résultant de l'analyse du continu d'un document ou d'une question

Nom de la loi qui assure la protection des droits des personnes physiques ou morales dans les processus automatisés de collecte et de traitement des données les concernant et dans la divulgation de ces données

Tout document énumérant ou décrivant un ensemble d'archives de manière à les faire connaître aux chercheurs. Les instruments de recherche fondamentaux sont les guides, inventaires, catalogues, répertoires, index, bordereaux de versement

Notion fondamentale dérivée du principe de respect des fonds selon laquelle le fonds d'archives doit être conservé dans son ordre originel et ne subir ni morcèlement, ni élimination non autorisée, ni addition d'éléments étrangers, afin de conserver sa valeur de preuve et d'information

Intérêt que présente un document d'archives en raison soit de son utilité administrative ou juridique soit de son intérêt historique

Valeur d'un document au regard de la recherche historique

Instrument de recherche fournissant l'analyse des dossiers ou des pièces composant tout ou partie d'un fonds d'archives, d'un série ou d'une sous-série, généralement completé par un historique de l'institution, l'exposé des principes de classement et des annexes (index, tables, bibliographie, cartes, sources complémentaires)Terme abusivement employé comme synonyme d'instrument de recherche

Instrument de recherche qui décrit de façon précise chaque pièce d'un fonds ou d'une collection, en analysant le contenu du document. Parfois appelé "regeste"

Instrument de recherche décrivant un fonds ou une collection article par article avec, pour chaque article, l'analyse détaillée de certaines pièces sélectionnées subjectivement

Envelope transparente de format normalisé protégeant une bande de microfilm et généralement munie d'un titre lisible à l'oeil nu

Document ou sont consignés au jour le jour des événements, des idées ou des opérations comptables

Procédé de protection ou de renforcement de documents sur papier fragiles ou endommagés, consistant en leur inclusion entre deux feuilles de matériau de renfort mince et transparent

Lampe émettrice de rayons ultraviolets facilitant la lecture des écritures pâlies; dite aussi lampe à quartz

Appareil permettant, par leur projection agrandie, la lecture de micro-images

Appareil de lecture permettant la reproduction sur papier du document visionné

Ensemble des lois et réglements qui régissent la conservation, la communication et la protection des archives et l'organisation des archives dans un pays

Acte de chancellerie en forme de lettre solennelle scellée exprimant et rendant publlique la volonté d'une autorité souveraine

Unité matérielle de conservation d'archives formée par un ensemble de documents sanglés dans une chemise

Local spécifique destiné à la conservation des archives

Ensemble des opérations matérielles de mise en rayon et de déplacement des documents d'archives

Lettre émanant d'une autorité requérant l'exécution d'un ordre

Texte écrit à la main ou, par extension, élaboré directement par son auteur à l'aide d'une machine à écrire ou d'un ordinateur

Microfilm négatif original servant à établir l'internégatif et destiné exclusivement à la conservationVoir aussi: internégatif, microfilm de conservation

Procédé télématique d'échanges de données par le biais d'un terminal d'ordinateur avec possibilité de stockage

Descriptif d'une base de donnée ou d'une application informatique

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur

Meuble de bois ou de métal à la conservation horizontal ou verticale de plans, cartes, chartes, gravures, affiches, ou d'autres documents de grand format

Image de dimensions trop réduite pout être lue sans agrandissement

Réduction optique d'un document qui ne peut être lue sans agrandissement

Feuille de film transparent servant de support à des micro-images disposées en quadrillage régulier, le plus souvent pourvue d'un titre directement lisible

Microfilm de documents conservés dans un autre service public ou par des particuliers, effectué par un service d'archives pour compléter ses fonds

Exemplaire de microfilm de sécurité, de substitution ou de complément, destiné exclusivement à la duplication et à la conservation

Exemplaire de microfilm de sécurité, de substitution ou de complément, destiné à la communication aux chercheurs aux lieu et place des documents reproduits

Microfilm effectué soit pour préserver le contenu de documents détériorés physiquement, soit pour prévenir la détérioration d'originaux résultant de communications trop fréquentes

Microfilm produit pour remplacer les documents originaux destinés à être détruits ultérieurement

Terme générique désignant tout type de support utilisé pour enregistrer des micro-images, et chacun des exemplaires réalisés

Ensemble de techniques liées à la production, au traitement et à l'exploitation des microformes

Rédaction définitive d'un acte ou d'un document destinée à être conservée par son auteur

Image contenant des indications archivistiques ou techniques enregistrées sur une microforme

Procédé de conservation ou de restauration consistant à déplier ou à aplatir des documents

Service d'un ministère, relevant de l'autorité scientifique des Archives nationales, chargé du contrôle des archives courantes, de la gestion des archives intermédiaires et de l'organisation des versements de ce ministère

Mot ou groupe de mots qui caractérise le contenu d'un document et en facilite le repérage, spécialement employé dans les index; dit aussi vedetteVoir aussi: thésaurus

Exposition permanente organisée dans un service d'archives et composée principalement de documents d'archives choisis à des fins culturelles et parfois éducatives

Image photographique inversant les valeurs tonales de l'original

Toute description réglementaire relative à la rédaction et à la présentation des éléments de la description matérielle ou de l'analyse d'un document dans un instrument de recherche

Expression générique des archives créées sur des supports tels qu'elles ne peuvent être lues que par l'intermédiaire d'une machine

Etroite bande de papier insérée à une place déterminée parmi les cahiers d'un volume lors de sa reliure pour y coller un feuillet supplémentaire

Acte réglementaire solennel qui a force de loi

Document établi initialement, par opposition à la copie et au faux, pourvu, s'il agit d'un acte, des signes de validation destinés à lui donner pleine foi

Exemplaires d'un même acte dressés simultanément pour être remis aux parties ou pour en assurer la conservation

Un des côtes d'un feuillet

Science des écritures et de leur déchiffrement

Parchemin dont on a gratté le texte initial pour en écrire un autre

Support d'écriture fabriqué à partir d'une pâte de fibres de chiffons (laine, lin, coton), de bois ou de paille, séchée et aplanie en forme de feuille

Papier dont le pH (potentiel hydrogène) est égal ou supérieur à 7 (papier neutre de 7 à 7,5, papier alcalin au-déla)

Papier de nature à résister à l'action chimique de ses propres composantes ou de l'environnement

Papier portant un timbre fiscal collé ou frappé

Archives personelles, ou archives familiales par opposition aux archives d'un corps constitué

Ecrits de toutes sortes (bordereaux d'envoi, brouillon, enveloppe, double) n'ayant pas vocation à être conservés dans un dossier

Morceau de peau de mouton ou de chèvre, parfois de veau mort-né (vélin), spécialement apprêté pour servir de support à l'écriture. Document écrit sur parchemin

Ensemble des archives conservées dans un pays et formant une partie essentielle de son patrimoine administratif, historique et culturel et dont la conservation fait l'objet d'une législation spécifique

Archives formant une part du patrimoine national d'un ou de plusieurs Etats, qui ne peuvent être dissociées sous peine de perdre leur valeur administrative ou historique

Reproduction directe d'un document par une machine automatique utilisant un papier sensible aux phénomènes lumineux, chimiques ou électrostatiques, avec ou sans négatif intermédiaire

Photographie prise à une altitude et selon une échelle déterminées

Plus petite unité archivistique indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre)

Local du bâtiment d'archives où sont entreposés led documents destinés à la destruction, après expiration du délai de conservation. Par extension, les documents eux-mêmes

Document représentant sous forme graphique ou photogrammétrique, sur un support plat, à une échelle inférieure au 20000e, une portion de terrain

Schéma logique ou pratique d'organisation des archives courantes voire intermédiaires

Etat tenu à jour de l'occupation des magasins comportant un programme d'utilisation des espaces libres

Ensemble des mesures prévues pour conserver, notamment par un microfilmage de sécurité, la teneur des documents essentiels à la vie administrative ou à la documentation historique, dans l'éventualité d'une catastrophe

Mot ou groupe de caractères qui permet de rechercher et d'identifier une information dans une base de données

Reproduction photographique possédant la même polarité ou les mêmes valeurs tonales que le document reproduit

Gestion des archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative, comprenant, le cas échéant, le tri ou l'échantillonnage des archives définitives

Procédés et mesures destinés à assurer la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration

Méthode de classement, désormais abandonnée, selon laquelle les archives sont regroupées par sujet, sans tenir compte ni de leur producteur, ni de leur classement primitif

Règle selon laquelle les archives d'un même producteur doivent être regroupées sans être mélangées aux archives d'une autre provenanceVoir aussi: respect des fonds

Acceptation officielle de la responsabilité d'un versement, matérialisée par la signature du bordereau de versement par l'archiviste

Relation de ce qui a été officiellement dit, fait ou constaté, signée par l'autorité compétente

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercise de son avtivité et qui les verse ou les remet à un service d'archives

Série d'instructions informatiques

Mesures légales assurant la protection des droits des personnes physiques ou morales dans les processus automatisés de collecte et de traitement des données les concernant et dans la divulgation de ces données

Ensemble des dispositions contenues dans les lois et règlements pour interdire la destruction, la détérioration volontaire et l'exportation hors du territoire national des archives constituant le patrimoine archivistique d'un pays

Concept dérivé du principe du respect des fonds selon lequel les archives devraient être conservées dans les services d'archives du territoire dans lequel elles ont été produites, à l'exclusion des documents élaborés par des représentations diplomatiques ou résultant d'opérations militaires

Edition sur microfilm, généralement en rouleau ou sur microfiche de documents d'archives soit par fonds entiers ou parties des fonds, soit par sélection de documents relatifs à un thème donné, assortie de données explicatives, et destinée à la vente au public

Technique utilisant un ordinateur pour identifier, localiser ou gérer des microfilms ou micro-images

Opération matérielle consistant à placer les articles dans les magasins

Manière de ranger les documents en faisant reposer leur plus grande surface sur la tablette

Pratique née de la dissociation entre classement intellectuel et rangement matériel consistant à placer sur les rayonnages les documents les uns à la suite des autres dans l'ordre de leur entrée en leur attribuant une cote dépourvue de signification méthodique

Manière de ranger les documents verticalement

Relation des faits constatés ou des actions menées, destinée à une autorité supérieure

Ensemble de tablettes destinées au rangement des archives

Système de rayonnage mobile conçu pour accroître la place disponible ou la sécurité et composé d'épis déplaçables à la main ou électriquement soit horizontalement sur des rails, soit en quart de cercle sur des gonds

Action de collecter dans un service d'archives les éléments de réponse à une question de l'administration ou d'un particulier

Ensemble des procédés, généralement automatiques, par lesquels des données contenues dans des documents concernant un sujet donné peuvent être indexées, mises en réserve et extraites pour l'utilisateur

Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service ou à date fixe, du contenu des magasins d'archives consistant à dresser dans l'ordre des salles et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent (appelée procès-verbal de récolement ou simplement récolement)

Liste tenue à jour des articles d'un service d'archives assortie de leur localisation, présentée dans l'ordre des rayonnages ou dans l'ordre des cotes

Remplacement ou réfection du conditionnement

Indication des éléments d'identification d'un document

Collection chronologique des doubles de la correspondance au départ obtenus généralement par papier carbone

Registre réglementaire contenant l'inscription systématique, généralement dans l'ordre chronologique, de toutes les entrées

Registre dans lequel est transcrite, résumée ou simplement signalée, dans l'ordre chronologique, la correspondance à l'arrivée ou au départ

Remise en place de documents qui avaient été égarés ou indûment soustraits à leur dossier ou à leur fonds

Fixation, généralement opérée entre deux couvertures de matériaux divers, de feuilles manuscrites ou imprimées effectuée en vue de les maintenir ensemble dans un ordre déterminé et d'en assurer la protection. Couvertures utilisées pour reliure

Instrument de recherche présentant l'analyse sommaire d'un fonds, d'une série ou d'un ensemble cohérent selon un ordre logique

Instrument de recherche présentant dans l'ordre des cotes l'analyse sommaire des articles ou des groupes d'articles composant un fonds ou une série

Instrument de recherche analysant les articles d'une manière plus ou moins approfondie selon leur contenu, plus détaillé que le répertoire numérique

Répertoire qui rend compte par un seul intitulé de la matière contenue dans un groupe d'articles, l'homogénéité du contenu rendant inutile l'énumération de ces articles

Ensemble des techniques de reproduction des documents graphiques comprenant entre autres la photocopie et la micrographie

Procédé mécanique pour la restauration des documents sur papier, consistant à poser le document endommagé sur un tamis et à aspirer à travers ce tamis une pilpe liquide composée de fibres de papier diluées dans l'eau, de telle façon que les parties manquantes du document sont comblées par de nouvelles fibres

Principe archivistique selon lequel les archives d'une même provenance doivent conserver le classement établi par l'organisme d'origine; principe parfois implicite dans le principe du respect des fonds; dit aussi principe de "Registratur"

Droit garantissant les individus contre la divulgation des informations d'ordre personnel ou privé les concernant contenues dans les archives

Application du principe de provenance

Ensemble des techniques employées pour remettre en état et renforcer les documents endommagés

Limitation d'accès aux archives imposée par par une réglementation déterminant des délais de communicabilité spécifiques ou des interdictions générales

Action judiciaire de l'administration ou d'une personne physique ou morale pour la récupération d'archives indûment aliénées

Local d'un service d'archives réservé à la consultation de documents sous la surveillance et avec l'aide du personnel d'archives. Dit aussi salle du public ou salle de consultationVoir aussi: salle des inventaires

Salle spécialisée d'un service d'archives où des instruments de recherche de toute nature sont offerts à la consultation des lecteurs/chercheurs

Empreinte d'une matrice sur un support de cire ou de métal fixée à un document comme marque de validation ou pour le clore

Discipline traitant de la théorie et de la pratique de la collecte, du traitement et de la diffusion de l'information

Traitement de documents imbibés d'eau par congélation rapide puis séchage sous vide à une température s'élevant graduellement

Caractère confidentiel attaché à certains documents dépendant de l'information qu'ils contiennent et limitant leur communicabilité

Procédé de restauration d'un feuillet par collage de mousseline de soie ou autre tissu similaire sur chacune de ses faces

Division primaire d'un cadre de classement méthodique, généralement désignée par une lettre ou un ensemble de lettres de l'alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série" et correspondant à un fonds, à une partie de fonds ou à un groupement de fonds

Série constituée d'un ensemble de versements cotés et rangés dans l'ordre numérique correspondant à leur entrée et non selon un ordre méthodique

Dans les archives, service chargé d'informer les chercheurs sur la nature des documents conservés dans le service selon le ou les thèmes choisis, sur les conditions de leur communicabilité, sur les instruments de recherche permettant de les identifier et sur les moyens d'en obtenir communication et/ou reproduction

Dans un service d'archives, fonction d'enseignement destinée à élargir la connaissance des archives et initier le public notamment scolaire à leur exploitation

Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d'archives

Science appliquée à l'étude des sceaux

Résumé du contenu d'un versement présenté par groupes d'articles

Destination d'un document à l'expiration du délai d'utilité administrative: destruction ou conservation comme archives définitives

Disposal

Retour de documents fait par un service d'archives à l'administration versante ou à son successeur, ou, dans le cas d'archives privées déposées, à leur propriétaire

Partie réglementaire d'un instrument de recherche indiquant les autres séries et fonds d'archives ayant un lien organique avec le fonds décrit

Partie organique d'un dossier, matériellement individualisée

Division organique du fonds

Subdivision d'une série dans un cadre de classement, généralement désignée par un ensemble de lettres de l'alphabet et de chiffres

Exemplaire d'un document en série conservé comme témoin lors de l'élimination de l'ensemble

Matiére sur laquelle sont fixés et conservés des informations pour constituer un document

Ensemble des moyens mis en place pour collecter, conserver, traiter, mettre à jour et communiquer tous types d'informations nécessaires à l'action entreprise

Liste qui donne l'équivalence entrre les anciennes cotes et les nouvelles cotes de documents d'archives

Liste qui à la fin d'un volume donne la mention abrégée ou essentielle de son contenu, le plus souvent dans l'ordre où il se présente

Document décrivant les archives d'une administration, d'un service, ou d'une institution, indiquant pour chacun d'eux leur délai d'utilité administrative ou juridique, leur délai de versement et, le cas échéant, les modalités de tri à leur appliquer

Plaque de tôle d'acier ou planche de dimensions normalisées, accrochée à deux montants par l'intermédiaire de tasseaux ou par des cornières amovibles permettant son déplacement vertical, destinée au rangement de documents

Fac-similé d'un document délivré à son destinataire par la télécommunication

Document dont le texte a fait l'objet d'une transmission télégraphique directe entre l'auteur et le detinataire, et pouvant servir de preuve

Concept opposé au principe du respect des fonds selon lequel, sans tenir compte de leur lieu de création, les archives devraient être remises au service d'archives ayant juridiction archivistique sur le territoire auquel se rapport leur contenu

Vocabulaire contrôlé de termes reliés sémantiquement (hiérarchisés, associés ou équivalents) servant à indexer les notions d'une unité archivistique donnée

Document authentique certifiant un droit

Manipulation d'une information par informatique. Ensemble des méthodes et procédés informatiques relatifs à la collecte, à la gestion et à la diffusion de données

Procédures et opérations de tri, analyse, classement et inventaire d'archives

Ensemble de tablettes placées entre deux montants latéraux et accessibles sur une face (travée simple) ou sur les deux faces (travée double)

Fonction archivistique fondamentale consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits, en application des tableaux de tri correspondants

Toute appellation qui définit la forme diplomatique et parfois également la forme matérielle d'un document, servant de base à l'analyse (charte, registre, procès-verbal, etc)

Microfiche dont le taux de réduction est supérieur à 1/90

Pièce, article, groupe d'articles ou fonds faisant l'objet d'une analyse unique

Valeur d'un document pour l'activité de l'administration productrice ou la justification d'un droit

Intérêt intrinsèque des archives en tant qu'élément du processus administratif qui leur a donné naissance

Quantité et qualité des informations de portée historique que contient un document d'archives, indépendamment de l'objet de sa création

Opération matérielle et administrative par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration d'origine à un centre de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un centre de préarchivage à un service d'archives. Les documents ainsi transférés

Acte authentique par lequel une autorité confirme un acte antérieur en le visant ou en le citant

Autorisation, donnée par l'administration des archives à une autre administration, de procéder à l'élimination de documents d'archives

Autorisation donnée par l'administration des archives à un service d'archives de publier un instrument de recherche

Ensemble de feuillets ou de cahiers d'un même format broché ou relié sous couverture

Surface d'un film photographique soumise à l'action de la lumière pendant l'exposition