This list is part of the work of the Project Group on Terminology of the ICA (ICA/DAT). The brackets indicate translations. The other terms appear in the respective language lists and were considered parts of the professional terminology in the other languages. The selection of relevant terms was made for international exchange and to facilitate the reading of archival publications in other languages.

The German List contains the same definitions as:

Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Veröffentlichung Nr. 20 der Archivschule Marburg, Marburg 1999

updated: 28 November 2004

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Abgabepflicht

Gesetzlich konstituierte Pflicht einer Behörde des Archivsprengels, ihre Unterlagen nach Ablauf der Nutzung für die laufenden Geschäfte an das zuständige Archiv abzugeben.

Abgeschlossener Bestand

Bestand mit Archivgut, zu dem keine weiteren Zugänge durch regelmäßige Ablieferungen mehr zu erwarten sind, normalerweise, weil die Herkunftsbehörde ihre Tätigkeit eingestellt hat.

Ablage

Gesamtheit der zu den Akten geschriebenen Schriftstücke und Unterlagen, auch schon vor der Einordnung in den Aktenbestand, sowie die Tätigkeit des Einordnens von Schriftstücken. Seit der Büroreform wurde die dezentralisierte Form der Schriftgutverwaltung bei einzelnen Mitarbeitern ohne Registratur als Sachbearbeiterablage bezeichnet.

Ablieferung

1) An das Archiv abgegebene Unterlagen, 2) Die Tätigkeit der Übergabe incl. Vorbereitung, Zusammenstellung und Transport.

Ablieferungsfrist

Zeitraum für die Durchführung der Ablieferung nach Schließung der Unterlagen.

Ablieferungsliste (Aussonderungsliste)

Auflistung der nicht mehr benötigten Akten einer Registratur, in regelmäßigen Abständen für die Übernahme in das Archiv durch die Dienststelle selbst angefertigt; z.T. Grundlage für die Bewertung. Das Formular dazu ist oft in Aktenordnungen oder anderen Verwaltungsvorschriften vorgegeben.

Abschrift

Abteilung

1) Organisationseinheit in der Verwaltungsstruktur der Institution Archiv, oft nach Beständestrukturen festgelegt, 2) Zusammenfassung mehrerer Bestände eines Archivs nach Gesichtspunkten der Tektonik

Adelsarchiv

1) Archivgutbestand einer adeligen Familie mit Überlieferung zur Familien- und Herrschaftsgeschichte. 2) Mehrzelliges Archiv mit Beständen, die aus den verschiedenen Tätigkeiten von Einzelpersonen oder Familien erwachsen sind.

Akte

Zusammenfassung aller Unterlagen, die in der Erledigung einer Aufgabe entstehen und für ihre Fortführung benötigt werden und die in der Reihenfolge ihrer Entstehung in einem Hefter oder Ordner abgelegt sind. Dazu gehört internes Schriftgut wie Aktenvermerke, Verfügungen und Konzepte oder Durchschläge mit Absendevermerken von Ausgängen sowie externes Schriftgut wie fremde Ausfertigungen mit Eingangsvermerken. Sie entsteht als Arbeitsinstrument in der Verwaltungsarbeit und macht anschließend die Abläufe und Ereignisse, die zu ihrer Entstehung führten, evident. (vgl. Evidenz)

Aktenkunde

Disziplin der Archivarsausbildung, die sich mit der äußeren Form und dem Layout moderner Unterlagen sowie den Spuren ihrer Entstehung im Geschäftsprozess beschäftigt. Sie ist seit etwa 1930 als Weiterentwicklung aus der an mittelalterlichen Urkunden orientierten Diplomatik entstanden.

Aktenordnung

Schriftliche Regelungen zum Umgang mit den in einer Behörde oder einem Behördenzweig (z.B. Justiz) entstehenden Unterlagen. Sie enthält oft auch einen Aktenplan und Angaben zu den Aufbewahrungsfristen und Aussonderungs- und Übergabeverfahren, in wenigen Fällen auch Bewertungsvorgaben.

Aktenplan

Mehrstufiges, gegliedertes Schema mit zugehörigen Notationen zur Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation oder Behörde. Der Aktenplan wird vor der Entstehung der Akten auf der Basis einer Gliederung der Aufgaben einer Dienststelle erstellt. Die unterste Stufe benennt die Betreffseinheit, zu der zukünftig Akten entstehen können. Aus der Notation des Aktenplans zusammen mit weiteren Kennzeichnungen (Ableitungen (= Merkmale für nicht systematische Unterteilungen von Betreffeinheiten) und Aktennummern; vgl. Aktenverzeichnis) ergibt sich das Aktenzeichen für einzelne Akten. Sie werden im Aktenverzeichnis erfasst. Der Aktenplan ist ein Instrument zur Steuerung der Entstehung und Formierung zukünftiger Aufzeichnungen. Seine Struktur verbindet die in der Informationswissenschaft unterschiedenen Formen der Postkoordinination (der Aufgaben) und der Präkoordination (des zukünftig entstehenden Schriftguts) und sowohl kann die Geschlossenheit wie die Offenheit beider Formen gleichzeitig realisieren.

Aktenvermerk

Schriftliche Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse oder Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. ER hat den Zweck der Ergänzung der Kenntnisse über eine Sache. Die Form erübrigt zusätzliche Beschreibungen seiner Bezüge und Verwendungsabsichten.

Aktenverzeichnis

Auf der Grundlage des Aktenplans angelegter und geführter Nachweis der vorhandenen, im Rahmen des Aktenplans entstandenen Akten nach Betreffseinheiten. Pro Aktenplankennzeichen, mit Ableitungen ergänzt, können dabei mehrere, aufeinanderfolgend nummerierte Akten erfaßt werden. Das Aktenverzeichnis entlastet den Aktenplan, beläßt ihm seine Funktion als Planungsinstrument und hält ihn übersichtlich.

Aktenzeichen

Zwei- bis dreiteiliges Kennzeichen für Akten und für einzelne, selbständige Aufzeichnungen, die damit den Akten zugeordnet werden. Es wird gebildet aus der Notation auf der untersten Gliederungsstufe des Aktenplans mit eventuellen Zusätzen wie etwa einer Ableitung (für nicht systematisierte und nicht in die Struktur integrierte Reihungen, etwa nach Kennzeichen der Bundesländer auf der Aktenstufe) und einer fortlaufenden Nummer der Akte innerhalb dieser Gliederungsgruppe. Das Aktenzeichen ergibt sich aus dem Aktenverzeichnis. Es wird benutzt, um neue Aufzeichnungen bei der Bearbeitung den Akten eindeutig zuordnen zu können und auf diesem Weg möglicherweise mißverständliche verbale Erläuterungen der Zusammenhänge zu erübrigen. Das Aktenzeichen kann außerdem die Reihenfolge der Akten bei ihrer physischen Aufstellung in der Registratur angeben.

Akzession

Zugang von neuen Teilen der Bestände ins Archiv. Eine Akzession ist die Gesamtheit der zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer Ablieferung übernommenen Akten und sonstigen Unterlagen aus einer Provenienzstelle mit gemeinsamer Zugangssignatur. Sie bleibt bis zur Erschließung und Integration in die vorhandenen Bestände als Formation zusammen.

Akzessionieren

Die Tätigkeit der Eintragung und Registrierung einer Gesamtheit von gemeinsam übernommenen Unterlagen oder neuem Sammlungsgut ins Akzessionsjournal und damit verbunden die Vergabe der Zugangssignatur mit anschließender Einlagerung ins Magazin.

Akzessionsjournal

Jahrweise unterteiltes Register der Akzessionen. Es hat meist die Rubriken: Fortlaufende Nummer der Akzession, Herkunft oder abliefernde Stelle, Art des Materials, Umfang, Zuweisung zu einem bereits vorhandenen Bestand und vorläufiger Lagerungsort im Magazin.

Altablage

Innerhalb einer Behörde aus der Registratur ausgesonderte Teile, die für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt werden, die aber für vereinzelte Rückgriffe in der Behörde selbst noch zur Verfügung stehen sollen und bei der Behörde selbst aufbewahrt werden, bevor sie dem Archiv für die archivische Bewertung angeboten werden.

Alterungsbeständiges Papier

Papier, das seine physischen Eigenschaften auch nach längerer Aufbewahrung nicht verändert und langfristig gegen endogene Zersetzungsprozesse resistent ist.

Alterungsbeständigkeit

Amtsbuch

Form der buchförmigen, aufeinander folgenden Aufzeichnungen in Behörden oder bei Wirtschaftsbetrieben in der Form von Einträgen, häufig mit Rubrikenanordnung, meist chronologisch oder mit grober, manchmal alphabetischer Gliederung. Es unterscheidet sich von gebundenen Akten durch die Aufzeichnungsform der Einträge. Äußerlich ist es an der Lagenbildung erkennbar und von Akten zu unterscheiden.

Amtsdrucksachen

Veröffentlichungen von Gesetzen, Verordnungen etc. in Verlagen, auch Publikationen von Behörden ohne Verlag, im Archiv oft als eigene Sammlung organisiert oder in die Dienstbibliothek integriert.

Amtsgeheimnis

Schutz von Verwaltungsvorgängen gegen direkte Einsichtnahme durch Dritte. Es schließt die einzelnen Entscheidungsprozesse gegen eine Einflußnahme von außen ab. Seine Verwendung kann aber auf Grund der dabei entstehenden Akten nach der Entscheidung von außen nachvollzogen werden. Das Amtsgeheimnis ist die Grundlage für die Standardsperrfristen von 30 Jahren bei der Benutzung. Durch die Archivgesetze ist es zeitlich definiert und sein Ende steuerbar geworden.

Analyse

1) Sie ist wesentlicher Bestandteil der Arbeitsschritte bei der Archivierung. Sie besteht in der Typisierung der vorgefundenen Formen und ist Voraussetzung für die Auswahl des angemessenen Verfahrens. 2)In der traditionellen archivarischen Fachsprache bezeichnet sie zudem die Form einer archivischen Erschließung, bei der eine Bestand durch ausführliche Inhaltsangabe seiner einzelnen Schriftstücke erschlossen wird.

Anbietungspflicht

Gesetzlich festgelegte Pflicht von Behörden, ihre Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden, dem zuständigen Archiv zur Bewertung und Übernahme anzubieten.

Anfrage

Schriftliche Bitte um Auskunft aus den Archivgutbeständen oder Sammlungen des Archivs. Zu ihrer Beantwortung wird eine Recherche durchgeführt. Sie gilt rechtlich als Benutzungsantrag und kann die Forderung nach Benutzungsgebühren zur Folge haben.

Angabe

Aktenkundlicher Begriff für die historische Form der auf ein eingehendes Schreiben gesetzten Stichworte für eine Antwort. Der Begriff stammt aus der kollegialen Behördenverfassung. Die Angabe wurde während oder kurz nach der Beschlußfassung im Gremium auf das eingegangene Schreiben gesetzt. Die Angabe steuerte die Tätigkeit der Sekretäre in der Kanzlei bei der schriftlichen Umsetzung der mündlich erarbeiteten Beschlüsse in nach außen zu versendende Schreiben und ist damit eine Vorform der Verfügung. Die frühere lateinische Bezeichnung war Dekret. Der zur Angabe berechtigte Rat war der Dezernent.

Ansichtensammlung

Bezeichnung der Sammlungsabteilung eines Archivs, die Abbildungen enthält. Die Abbildungen werden meist wegen der dargestellten Personen oder Gegenstände im Archiv aufbewahrt.

Arbeitsprotokoll

Instrument zur Protokollierung von bestands- oder einheitsbezogenen Informationen bei der Erschließung, soweit sie nicht in die einzelne Titelbildung einfließen können. Es umfasst Angaben zur Bestandsgeschichte, zur Behördengeschichte, zu den Schriftgutstrukturen und zu den Gliederungs- und Bewertungsentscheidungen. Es bildet die Grundlage für Einleitung und Gliederung des Findbuchs und kann zur Zusammenstellung von Zusatzinformationen eines internet-fähigen Online-Findbuchs dienen.

Archiv

Institution oder Organisationseinheit, die Archivgut erfaßt, erschließt, erhält und zugänglich macht. Im übertragenen Sinne auch ihr Gebäude, aber eher selten die archivierten Unterlagen (vgl. Archivgut); in der Büroautomation: elektronisches Archiv als Speicher unveränderbarer, maschinenlesbar gespeicherter Unterlagen ohne archivische Erschließung und Bewertung. Der Begriff setzt die Abschließung der Aufzeichnungen voraus und impliziert ihre vorübergehende, jederzeit aber widerrufbare Auslagerung aus dem aktiven Gedächtnis. Im elektronischen Archiv bezieht sich diese Funktion auf Dokumente, während sie sich beim Archivgut auf die mit Hilfe der Unterlagen organisierten Ereignisse und Operationen bezieht.

Archivalien

Archivdepot

Außenlager für Archivgut, das nicht im Magazin des Archivgebäudes untergebracht werden kann. Es verfügt nicht über eine eigene Benutzungsinfrastruktur, sondern nur über Lagerungsflächen. Das dort untergebrachte Archivgut wird im Lesesaal des Archivs benutzt.

Archivfähigkeit

Materielle, funktionelle und strukturelle Qualität, die Aufzeichnungen für eine Archivierung geeignet machen; normalerweise Folge der Registraturfähigkeit.

Archivfolge

Wechsel der Trägerschaft von Archiven oder der Zugehörigkeit von Beständen zu Archiven im Zuge von Änderungen territorialer Zuständigkeit, Landesgrenzen, Verwaltungsstruktur und archivischer Zuständigkeit.

Archivführer

Beschreibung einer Archiveinrichtung mit den wichtigsten Hinweisen zu ihrer Benutzung, meist in Form eines Faltblatts.

Archivgesetz

Gesetz auf Bundes- oder Landesebene, das die Zugänglichkeit von Archivgut regelt und die Aufgaben von Archiven formuliert. Auf kommunaler Ebene werden entsprechende Regelungen im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung in Satzungen formuliert. Gegenstand der Archivgesetze ist die Abwägung von Wissenschaft- und Informationsfreiheit einerseits und den Schutzrechten betroffener Personen andererseits über die Formulierung von Sperrfristen. Die Archivgesetze sind deshalb Transparenzgesetze.

Archivgut

Als archivwürdig bewertete Teile von Schriftgut aus Verwaltungen. In Abgrenzung zum Archivgut wird der Inhalt von Sammlungen oft als Sammlungsgut bezeichnet. In der Formulierung der Archivgesetze wird der Begriff Archivgut auch als Oberbegriff für die Gesamtheit der Bestände genutzt.

Archivgutbestand

Bestand, der nur Archivgut umfasst; bei sachthematischer innerer Klassifikation auch als Fonds bezeichnet.

Archivierung

Die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassen, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung.

Archivistik

Oberbegriff für die Lehre vom Archivwesen mit den Fachgebieten Archivwissenschaft, Aktenkunde, Archivgeschichte, Archivrecht, Bestandserhaltung und Archivbetriebslehre, also die Archivwissenschaften als Fächergruppe.

Archivpädagogik

Archivpflege

Archivrecht

Die rechtlichen Regelungen, die für das Archivwesen relevant sind, einschließlich der Archivgesetze.

Archivreif

Eine Qualität abgeschlossener und für die Erledigung der Aufgaben im Rahmen des Primärzwecks entbehrlich gewordener Unterlagen nach der Beendigung der ihnen jeweils zugrunde liegenden Tätigkeiten.

Archivschachtel

Schachtel aus säurefreier Pappe für die horizontale Aufbewahrung von Archivgut im Magazin.

Archivvertrag

Vertrag zur Übergabe von Archivgut außerhalb des Zuständigkeitsbereiches in den Besitz des Archivs zur archivischen Aufbereitung und zur Benutzung nach den Regelungen des Archivs.

Archivverwaltung, Archivmanagement

Archivwert

Kriterium für Übernahme und Archivierung von Aufzeichnungen und eine dauerhafte Aufbewahrung in einem Archiv, gegründet auf der Aussagekraft für die Auswertung. Er wird bei der Bewertung festgestellt und ist Voraussetzung für die realisierung des Sekundärwerts.

Archivwissenschaft

Typologisierung und Erläuterung der Formen von Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit und ihrer inneren Strukturen sowie die Analyse ihrer Entstehungszusammenhänge. Die Archivwissenschaft hat ihre Methode der distanzierten Analyse aus Diplomatik und Geschichtswissenschaft übernommen und wendet sie auch auf gegenwärtige Formen und ihre zukünftigen Entwicklungspotentiale in elektronischen Umgebungen an. Sie untersucht die Funktionen der verschiedenen Schriftgutformen in den Entscheidungsprozessen der Verwaltung unabhängig von Zeiten und Staatsformen und wird damit zu einer Verwaltungswissenschaft. Sie ist die Grundlage für die fachliche Strategieentwicklung bei der Archivierung wie bei der Behördenberatung entsprechend dem Auftrag der Archivgesetze.

Archivwürdig

Eigenschaft der zu übernehmenden Unterlagen. Es ist das Kriterium, nach dem die Bewertung stattfindet (auch als Legaldefinition in den Archivgesetzen). Es bedeutet, daß die Unterlagen dauerhaft aufzubewahren sind, weil sie für eine mögliche Auswertung geeignet und aussagekräftig sind.

Audiovisuelle Archive

Aufbewahrung

Die Erhaltung und sachgemäße Lagerung von Schriftgut. In der Ursprungsstelle ist die Aufbewahrung befristet. Die Aufbewahrung von Archivgut bedeutet die dauerhafte Erhaltung mit angemessenen personellen, technischen und räumlichen Vorkehrungen ohne eine zeitliche Befristung.

Aufbewahrungsfrist

Durch Gesetze oder Verordnungen (z.B. Aktenordnungen) meist aus juristischen oder finanziellen Gründen festgelegte Frist für die Aufbewahrung von Unterlagen in der Ursprungsstelle oder in ihrem direkten Zugriff in einem Zwischenarchiv vor und unabhängig von der zukünftigen Archivierung.

Aufgaben

Sachliche Begrenzung der Zuständigkeiten von Behörden, die ihnen durch Gesetz, Rechtsverordnung oder Verwaltungsanordnung zugewiesen werden. In der Verwaltungswissenschaft sind Aufgaben sachlich umschreibbare Angelegenheiten öffentlichen Interesses, die im politischen Prozess als lösungsbedürftige Probleme hervortreten und die das staatliche Gemeinwesen sich vornimmt zu regeln, selbst zu bearbeiten oder zu beeinflussen. Die Aufgaben der Archive sind in den Archivgesetzen formuliert.

Aufzeichnungen

Schriftlich angefertigte Notizen, Vermerke und Texte einschließlich etwaiger graphischer Zeichen und Symbole zu ihrer Modifizierung, Korrektur oder für die Vorbereitung einer weiteren Verwendung. Aufzeichnungen unterstützen andere, spätere Operationen. Sie richten sich nicht an bestimmte Adressaten und legen nicht selbst fest, wie sie verstanden werden sollen. Sie dienen auch nicht selbst der Mitteilung, sondern bereiten eventuell eine spätere Mitteilung an Dritte vor und haben dabei die Funktion von individuellen oder gemeinschaftlichen Gedächtnisstützen. Solche Aufzeichnungen haben die Form von Einträgen und sind Hauptbestandteil von Unterlagen aus der Verwaltung unabhängig von ihrer physisch materiellen Formierung.

Ausfertigung

Anfertigung eines nach außen abzusendenden Schreibens entsprechend den Angaben in einer Verfügung. Sie entnimmt den Text des Schreibens dem Konzept, das zusammen mit Hinweisen für die gewünschte Form der korrekten Adresse und Anrede die Verfügung bildet. Sie benutzt das dafür vorgesehene Formular, meist einen Kopfbogen mit Platz für die standardmäßigen Angaben. Die eigenen Ausfertigungen verlassen die Dienststelle, befinden sich also nicht ihren Akten, während fremde Ausfertigungen als Eingang dienen und Bestandteil der Akten werden. Die Ausfertigungen sind als Abschrift des Konzeptes eine Zweitfassung, nicht die Authentica der Entscheidung. Sie zeigen allerdings, was und wie über eine interne Entscheidung nach außen mitgeteilt werden sollte.

Ausgang

Das Schreiben an externe Adressaten, meist als Antwort auf einen Eingang. Funktional gesehen besteht der Ausgang aus zwei Teilen, dem Konzept, einbettet in eine Verfügung, und der daraufhin erstellten Ausfertigung. Die Verfügung mit dem Konzept des Ausgangs, eventuell mit Beteiligungen und Zeichnungen anderer Stellen vor der Ausfertigung und den Erledigungsvermerken der Kanzlei, bleibt in den eigenen Akten und ist das eigentliche Authentikum. Mit den im Ablauf der Erstellung der Ausgangs entstandenen Vermerken gibt die erledigte Verfügung Informationen über das Entstehen des abgesandten Schreibens und macht es vollständig und authentisch rekonstruierbar. Sie zeigt die interne Verantwortlichkeit für die Entscheidung als Evidenz der bei seiner Erstellung vorgenommenen Operationen.

Aushebung

Entfernen von Archivgut oder Sammlungen aus dem Magazin für eine Benutzung im Benutzersaal. Das Zurücklegen ist das Reponieren.

Ausleihe

Auslesearchiv

1) Archivhistorisch: Zusammenziehung von besonders geschätzten Einzelstücken zur Rechtssicherung wie Urkunden oder von politisch besonders wichtigen Akten oder von Eliteregistraturen, z.B. des Geheimen Rates, in einem Spezialarchiv unter Zurücklassung von Behördenarchiven für den Rest. 2) Dieser Archivtyp erscheint später auch als historisch wissenschaftliches Auslesearchiv im Gegensatz zum dem dann übrigbleibenden Verwaltungsarchiv. Die Auslese begünstigte die Ordnung nach Pertinenz.

Ausnahmegenehmigung

Genehmigung zur Einsichtnahme in Archivgut innerhalb der Sperrfristen auf besonderen Antrag im Einzelfall auf Grund besonderer Voraussetzungen. Ein wichtiger Grund für eine Verkürzung der Sperrfristen kann die wissenschaftliche Auswertung sein.

Außenstelle

Ausgelagerte Archivabteilung, die im Gegensatz zum Archivdepot über eine eigene Infrastruktur und Verwaltung, z.T. auch Benutzungsmöglichkeiten verfügt.

Aussonderung

Die von der Behörde selbst und in eigener Verantwortung vorgenommene Aussortierung des abgeschlossenen und nicht mehr benötigten Schriftguts aus einer Ablage oder Registratur zur Vorbereitung der Anbietung an das zuständige Archiv. Falls pauschale oder im Einzelfall erteilte Vernichtungsgenehmigungen des Archivs existieren, können die Unterlagen im nächsten Schritt direkt vernichtet werden.

Aussonderungsliste

Aufstellung der entbehrlichen, ausgesonderten Unterlagen, die von einer Behörde bei der Aussonderung angefertigt und dem Archiv als Grundlage für die Bewertung und die Übernahmeentscheidung überlassen wird.

Auswertung

Nutzung von Archivgut nach seiner Archivierung zum Sekundärzweck. Die Auswertung setzt die Bewertung und Erschließung voraus. Sie nutzt die Zusammenhänge, die an Hand der physischen Beschaffenheit der im Geschäftsgang angebrachten merkmale rekonstruiert werden als Hinweise und begründungen für mögliche Aussagen. Die Fragestellung leitet die Auswertung von Archivgut für unterschiedliche, nicht vorhersehbare Zwecke. Sie sucht nicht bereits bekannte Informationen, sondern interpretiert das Archivgut und schafft damit neues Wissen. Sie ordnet die im Archivgut genannten Fakten in ihre Zusammenhänge ein und findet so ihre Begründungen.

Auszug

Autograph

Beglaubigung

Behörde

Amtsstelle, die als Organ des Staates oder eines anderen Verwaltungsträgers definierte und abgegrenzte Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt.

Behördenarchive

Historische Form der in der Verwaltung erwachsene Archive für den Rest der archivierten Unterlagen nach Herauslösung der zu Auslesearchiven zusammengezogenen Teile. Sie sind von der Schriftgutverwaltung und der Altablage getrennte Einrichtungen. Behördenarchive können aus Unkenntnis über die Aufgaben der Archive als Dienstleistung für die Verwaltung entstehen. Sie belasten die Behörden mit der Verantwortung für die Auswahl der zu erhaltenden Unterlagen. Entlastung von altem Schriftgut geschieht dann durch Vernichtung, statt Übergabe.

Behördengeschichte

Sie ist Teil des Arbeitsprotokolls, der für die Einleitung des Findbuchs für einen Bestand erarbeitet wird. Sie beschreibt die Geschichte der Behörde oder der Verwaltungseinheit, aus deren Arbeit der erschlossene Bestand stammt. Sie bietet Hintergrundinformationen für die Benutzung an und erläutert die Bedingungen der Entstehung des Schriftguts.

Belegstück/-exemplar

Exemplar von Veröffentlichungen, das dem Archiv als Nachweis über die Auswertung seiner Bestände übergeben wird.

Benutzersaal (Lesesaal, Forschersaal)

Raum im Archiv mit Einrichtungen für die Einsicht in das Archivgut und andere Archivalien für eine Auswertung unter Aufsicht. Da Archivgut nicht ausgeliehen wird, ist der Benutzersaal eine wichtige Infrastruktureinrichtung. Seine sachgemäße Ausstattung dient dem schonenden Umgang mit dem Material und der Prävention zur Erhaltung des Archivguts.

Benutzung

Einsichtnahme in Bestände eines Archivs für die Auswertung zu persönlichen, rechtlichen oder wissenschaftlichen Zwecken nach Genehmigung des Benutzungsantrags. Auch eine schriftliche Anfrage gilt im rechtlichen Sinn als Benutzung.

Benutzungsantrag

Er ist vor der ersten Bestellung von Archivalien im Benutzersaal stellen. Dabei ist der Benutzungszweck anzugeben. Er kann auch schriftlich gestellt und mit einer Anfrage verbunden sein. Die Entscheidung über den Benutzungsantrag ist ein Verwaltungsakt und eröffnet die Möglichkeit für rechtliche Schritte.

Benutzungsbeschränkung

Einschränkung des Zugangs zu Archivgut aufgrund rechtlicher Vorschriften oder Vereinbarungen im einem Archivvertrag. Bei notwendigen Rücksichten auf den Erhaltungszustand können durch Substitution, z.B. durch Mikrofilm oder elektronische Präsentation eine Benutzung ohne Vorlage der Stücke ermöglicht werden.

Benutzungsgebühren

Für Leistungen des Archivs im Rahmen der Benutzung oder der Beantwortung von schriftlichen Anfragen erhobenes Entgelt. Die Art und Form der Leistungen und die Höhe der Gebühren sind in Gebührenordnungen (oft Rechtsverordnungen auf Grundlage des jeweiligen Archivgesetzes) festgelegt.

Benutzungsordnung

Bereitstellung

Bestand

Zentrales Strukturierungselement des Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist aus einer Behörde. Er ist auf der ersten Gliederungstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet.

Beständebereinigung

Austausch von Archivgut zwischen Archiven zur Verbesserung der Kongruenz von Sprengel und Tektonik.

Beständeübersicht

Buchförmige oder elektronisch, etwa im Internet, bereitgestellte Übersicht über die Tektonik eines Archivs mit einer gegliederten Liste von Kurzbeschreibungen der einzelnen Bestände. Die Kurzbeschreibungen enthalten Erläuterungen der Behördengeschichte und der im Bestand vorhanden Betreffe sowie die Laufzeiten des Bestandes. Die nächsttiefere Ebene der Gliederung bilden die Findbücher mit dem Überblick über je einen Bestand. Die Struktur der Beständeübersicht ist weniger standardisiert als die der Findbücher, folgt ihr aber in etwa.

Bestandserhaltung

Arbeitsbereich im Archiv mit hohen Managementanteilen, der die Entwicklung von Konzepten der Prävention und aktiver Maßnahmen für die Erhaltung der Aussagekraft der Bestände, also sowohl ihres Evidenzwertes wie ihres Informationswertes umfasst. Er werden dabei Konzepte und Strategien für den Einsatz verschiedener Verfahren von der Originalerhaltung bis zur Substitution durch alterungsbeständige Aufzeichnungsformen benötigt. Die Wahrnehmung der Verantwortlichkeit für die Bestandserhaltung setzt eine archivfachliche Qualifikation voraus. Prävention, Konservierung, Restaurierung und Substitution sind als Erhaltungstechniken den Zielen des Gesamtkonzepts der Bestandserhaltung untergeordnet.

Bestandsgeschichte

Erläutert das Schicksal des Bestandes. Sie wird während der Erschließungsarbeit rekonstruiert. Sie analysiert die Entwicklung der inneren Strukturierung, der Einflüsse der Aufbewahrungsart und das Wachsen des Umfangs. Sie ist Teil des Arbeitsprotokolls und der Einleitung im Findbuch.

Bestellschein

Betreff

Expliziter oder funktionaler Bestandteil von Schreiben, auch wenn er nicht mehr ausdrücklich so benannt wird, der dem eigentlichen Text vorangestellt wird. Er bezeichnet die Angelegenheit oder Sache, auf die sich ein Schriftstück bezieht. Die Nutzung des Betreffs zusammen mit dem Bezug auf ein eingeganes Schreiben stellt eine direkte und unaufwendige Verknüpfung her, die von dem Adressaten eindeutig verstanden werden kann. Der Betreff entspricht oft dem Titel der zugehörigen Akte.

Betreffakten

Strukturform des Schriftguts. Eine aktenmäßige Zusammenfassung der Schriftstücke, die in der gleichen Angelegenheit, meist eine umfangreiche und längerfristige Aufgabe, entstanden sind. Betreffakten bestehen vielfach aus zahlreichen Vorgängen, die aus der Bearbeitung einzelner Sachen entstehen und die separat nebeneinander stehen oder miteinander verschachtelt sein können. Sie sind heute häufig als Einzelblätter, vermischt mit Heftern, in Ordnern eingeheftet vorhanden. Diese Strukturform stellt besondere Anforderungen an die archivische Bearbeitung bei der Bewertung und der Erschließung, sowohl bei der Festlegung der Verzeichnungseinheiten als auch bei der Titelbildung.

Bewertung

Sie dient der Identifizierung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das von einer Behörde nach der Aussonderung angeboten wird. Sie wird in alleiniger archivischer Kompetenz durchgeführt und umfasst vor der eigentlichen Auswahl der zu übernehmenden Unterlagen die Entscheidung auf der Grundlage einer intensiven Analyse des bei dieser Behörde entstehenden Schriftguts. Die Entscheidung kann entweder in der gemeinsamen Erarbeitung von Bewertungsmodellen mit der Gewährung von Pauschalgenehmigungen für Kassationen, in der Listenbewertung anhand der Aussonderungslisten der Behörde oder in der Einzeldurchsicht vor Ort getroffen werden. Danach folgt die Übergabe. Der Sinn der Bewertung liegt in der Feststellung des Sekundärwertes von Verwaltungsunterlagen als Voraussetzung für eine dauerhafte Aufbewahrung.

Bleibender Wert

Voraussetzung der Feststellung der Archivwürdigkeit im Zuge der Bewertung als Kriterium für eine dauerhafte Aufbewahrung. Er kommt dem Archivgut zu und ist nicht befristet.

Büro

Amtszimmer mit Schreibtischen (daher die fr. Bezeichnung) für eine Verwaltungsarbeit im Behördengebäude. Es wurde Kennzeichen der bürokratischen Verwaltungsarbeit im Gegensatz zur kollegialen Entscheidungsfindung, die außerhalb der Sitzungen zu Hause stattfand und die als feste Organisationseinheit nur die Kanzlei kannte. Im übertragenen Sinn bezeichnete das Büro die kleinste selbständige Organisationseinheit mit Sachbearbeitern und Referenten. In der preußischen Verwaltung war das Büro die selbständige Produktionseinheit für Entscheidungen.

Darin-Vermerk

Teil der zur Titelformulierung bei der Verzeichnung von Archivgut, der mit dem Wort "Darin" beginnt und mit dem auf besonders bemerkenswerte Formen, z.B. Fotos, Broschüren, Protokolle in einer Verzeichnungseinheit hingewiesen wird.

Daten

Datenschutz

Rechtliche Kodifizierung von Regelungen zum Persönlichkeitsrecht und zur informationellen Selbstbestimmung bei der konventionellen oder automatisierten Verarbeitung von Daten. Die Datenschutzgesetzgebung war Anlass der Archivgesetzgebung, weil sie jede Übermittlung und Verarbeitung persönlicher Daten verbietet, die nicht ausdrücklich gesetzlich veranlasst ist.

Datenträger

Physische Materialien zur Aufzeichnung und Speicherung von Daten, also Papier, Magnetbänder oder optische oder magnetische Platten mit analoger oder digitaler Aufzeichnungstechnik.

Dauernde Aufbewahrung

Unbefristete Erhaltung und Lagerung von als archivwürdig bewerteten Unterlagen. Archivgut wird mit seiner Übernahme in ein Archiv prinzipiell für eine dauernde Aufbewahrung bestimmt.

Depositum

Von Privatpersonen oder Institutionen zur fachlich korrekten Erschließung, Verwahrung und Nutzung an ein Archiv ohne Eigentumsübertragung übergebene Unterlagen.

Dienststelle

Diplomatik

Wissenschaftliche Analyse der äußeren und inneren Formen von Urkunden und ihrer Herstellung. Sie entstand als Hilfswissenschaft bei der juristischen Nutzung mittelalterlicher Rechtszeugnisse in der Neuzeit und ist heute als historische Hilfswissenschaft an den Universitäten vertreten. Sie konzentriert sich auf die Untersuchung von Kanzleien und ihren Produkten und entwickelt Methoden zur Feststellung von Fälschungen. Die vorausgehenden Entscheidungsprozesse mit ihrem unterschiedlichem Einsatz schriftlicher und mündlicher Steuerung und mit dem dabei entstehenden internen Schriftgut in Akten sind nicht Gegenstand der Diplomatik sondern der Archivwissenschaft.

Dokument

1) Die physikalische Einheit eines Trägers dokumentarischer Daten, 2) Beleg, Nachweis, 3) In Dokumenten-Management-Systemen (DMS) werden einzelne, mehr oder weniger umfangreiche Schriftstücke als Dokumente behandelt. Dabei werden sie aus ihren Entstehungszusammenhängen gelöst und verlieren ihre Begründungshintergründe. Dokumente können im Gegensatz zu Aufzeichnungen nicht für eine interne Prozesssteuerung genutzt werden und deshalb auch keine Evidenz über Zusammenhänge liefern. Vor allem als Verbunddokumente können sie nicht analog reproduziert werden.

Dokumentation

1) Tätigkeit des Nachweisens, Aufbereitens und der Übermittlung von Information und Wissen und die dazu entwickelte selbständige professionelle und wissenschaftliche Disziplin, 2) Innerhalb von Archiven traditionelle Bezeichnung für zeitgeschichtliche Sammlungen, 3) Beschreibung von Datenstruktur und Programmen, erforderlich für die Archivierung von maschinenlesbaren Unterlagen.

Dokumentenverwaltungssystem, Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Elektronisches System zur Speicherung und Bereitstellung von Schriftstücken als einzelne Dokumente in codierter oder faksimilierter Form mit großer Kapazität und unterschiedlichen Retrievalverfahren. Die Dokumente, auch wenn sie digital erstellt wurden, werden "eingefroren" und können keine  Vermerke oder Verfügungen mehr aufnehmen. Die zugehörigen Speicher werden als elektronische Archive bezeichnet.

Druckschriften

Eingang

Fremde Ausfertigung, externes Schreiben oder interner Aktenvermerk, die in den Geschäftsgang genommen wurden und mit den in der Geschäftsordnung dafür vorgesehenen Vermerken über das Eingangsdatum, die Zuschreibung und oft auch schon mit dem Aktenzeichen versehen werden. Der Eingang  ist erst mit allen erforderlichen Vermerken vollständig und gibt dann den Auftakt zur Bearbeitung einer Sache: Er steht damit am Anfang eines Vorgangs, der mit dem Ausgang beendet wird. Der Begriff bezeichnet deshalb zunächst die Funktion, nämlich einen Entscheidungsprozeß anstoßen zu können, und daraus folgernd den physischen Gegenstand, der diese Funktion hat.

Einheit (Verzeichnungs- oder Magazinierungseinheit)

Kleinster, einzeln identifizierter materieller Gegenstand für archivische Erschließung und magazintechnische Behandlung, der als solcher in der Verwaltungarbeit entstanden ist und deshalb sinnvollerweise nicht weiter aufgegliedert werden kann.

Eintrag

Aufzeichnung in einer in sich abgeschlossenen Form mit eindeutiger Aussagefunktion. Einträge in Amtsbüchern oder Registern folgen chronologisch aufeinander und können in Zeilen und Spalten angeordnet sein. Jeder selbständige und bedeutungstragende Teil eines Schriftstücks, jede im Verlauf der Bearbeitung angebracht Veränderung, Anmerkung oder Kennzeichnung, die für weitere Bearbeitungsschritte als Prämisse genutzt werden soll, kann als ein Eintrag gesehen werden. Er ist Resultat einer Sub-Entscheidung im Entscheidungsprozeß und hält ihr Ergebnis fest. Die Reihenfolge der Einträge im Geschäftsgang bleibt, wenn ein stabiler Aufzeichnungsträger, etwa Papier genutzt wird, evident. Ihre Bedeutungen  können deshalb kumuliert werden. Ihre zeitliche Abfolge zeigt Stadien im Entwicklungsprozess der Sache. Ein Eintrag im Verwaltungsschriftgut unterscheidet sich von dem Bestandteil eines Textes, also einem Absatz, einer Überschrift oder einer Fußnote durch seine auf Operationen bezogene, sie initiierende oder protokollierende Funktion anstelle einer textlich semantischen Verbindung zu anderen Einträgen.

Einzelfallakten

Strukturtyp von Schriftgut, bei dem die Akten nur aus den zu einem einzelnen Fall gehörenden Schriftstücken bestehen. Diese Aktenform entsteht bei Registerführungen. Der Zusammenhalt zwischen den Akten ist geringer als bei Betreffakten. Einzelfallakten sind ähnlich aneinander gereiht wie Parallelakten in der Leistungsverwaltung, die einem Antrag beginnen und einem Bescheid enden.

Elektronische Aufzeichnungen

Aus elektronisch unterstützen Arbeitverfahren stammende Aufzeichnungen, die elektronisch produziert, gespeichert und verarbeitet worden sind. Auf Grund der Eigenschaften des Aufzeichnungsmediums sind sie spurenlos veränderbar, haben keine eigenen Kontexte und können keine eigene Geschichte entfalten. Sie können vielfältig mit anderen elektronischen Aufzeichnungen verknüpft sein. Die elektronische Form entsteht durch und für den Primärzweck. Für den Sekundärzweck kann durchaus auch eine andere Aufbewahrungsform ausreichend sein, wenn sie den tatsächlichen Einsatz für den Primärzweck evident erhält, ebenso wie es digitale Nutzungskopien von analogem Archivgut geben kann.

Element

Kleinster, einzeln identifizierbarer Gegenstand der archivischen Erschließung auch eventuell unterhalb der Akten- oder Schriftstückebene, etwa ein Eintrag. Der Begriff ist Bestandteil des Konzept der Stufenerschließung in der internationalen Norm für archivische Erschließung (ISAD-G).

Entfeuchtung

Enthält-Vermerk

Teil der Titelformulierung bei der Verzeichnung von Archivgut, der mit dem Wort "Enthält" beginnt und mit dem der Titel ergänzt wird. Er bezeichnet die der Entstehung der Einheit zugrundeliegende tatsächliche Aktion, wenn sie im Titel nicht genannt werden kann. Das ist dann der Fall, wenn der realisierte Entstehungszweck vom ursprünglich geplanten Entstehungszweck abweicht, etwa, weil sich eine Sache anders entwickelt hat. Der ursprüngliche Entstehungszweck blieb die von Beginn an vorhandene Bezeichnung der Akte während ihres Anwachsens in der Behörde. Daraus ergibt sich der archivische Titel. Der Enthältvermerk ergänzt ihn durch den tatsächlichen Entstehungszweck. Er wird auch eingesetzt, um mit einander verschränkte Vorgänge in Betreffakten benennen zu können. Dabei hält die Titelformulierung, besonders im Vergleich zu den gleichzeitig daneben geführten Betreffakten, die Aktenstruktur evident.

Entstehungszusammenhänge

Verknüpfungen und Relationen zu anderen Ereignissen und Operationen bei der Anfertigung und Zusammenstellung der Aufzeichnungen. Die Entstehungszusammenhänge binden die einzelne Verzeichnungseinheit in ihre Kontexte ein. Sie sind Handlungs-, nicht Begriffszusammenhänge und können deshalb Begründungen liefern, weil die Handlungen an Hand ihrer schriftlichen Instrumente selbst beobachtbar geblieben sind. Die Relevanz von erkennbaren Entstehungszusammenhängen für eine spätere Nutzung ist die Voraussetzung für die Anwendung des Provenienzprinzips.

Entwurf / Konzept

Formulierung der Entscheidung und gleichzeitig interne Fassung für das abzusendende Schreibens, die evtl. noch Korrekturen in einem Beteiligungsverfahren, z.B. in einer Mitzeichnung, erhalten kann. Der Entwurf oder das Konzept sind Bestandteil der Verfügung für die Ausfertigung des ausgehenden Schreibens. Die erledigte Verfügung mit allen Veränderungs- und Erledigungsvermerken wird zu den Akten genommen, wenn sie nicht durch einen Durchschlag oder eine Kopie der Ausfertigung ersetzt wird, etwa bei mündlichem Diktat der Schreiben.

Erfassen

Ergänzungsdokumentation

Sammlungen von zusätzlichem Material, das bei der Auswertung als Quellen in Ergänzung des Archivguts aus dem Zuständigkeitsbereich eines Archivs herangezogen werden kann. Sie wird auch oft angelegt, um der Kompensation von Überlieferungslücken im Archivgut zu dienen.

Ergänzungsfilm

Ersatzverfilmung

Erschließung

Sie besteht aus den beiden Tätigkeiten der Verzeichnung und Ordnung von Archivgut als Einheit bei der Vorbereitung zur Bereitstellung der Bestände. Dazu gehören die Analyse der Entstehungszusammenhänge und der Strukturtypen, die Titelbildung für die einzelnen Verzeichnungseinheiten, der Aufbau der Gliederung und die Eingliederung der einzelnen Verzeichnungseinheiten in die Gesamtstruktur sowie die Darstellung der Geschichte des Bestandes und seiner Entstehungsbehörde in den Zusatzinformationen etwa für die Findbucheinleitung. Ergebnis der Erschließung ist der auswertbare Bestand, repräsentiert im Findbuch.

Erschließungsstufe

Ebene, auf der eine Verzeichnungseinheit in der Gliederung der Gesamttektonik oder des Bestandsaufbaus bei der Erschließung angesiedelt wird. Die Unterschiede zwischen den Ebenen liegen in der mehr oder weniger pauschalisierten oder ausdifferenzierten Form der Verzeichnung. Das Konzept stammt aus der Internationalen Norm für archivische Erschließung (ISAD-G). Als Erschließungsstufen können die Bestandsebene (mit Findbüchern) und die Archivebene (mit Beständeübersichten) gelten.

Evidenz

Die im Archivgut präsente Anschaulichkeit über vergangene Operationen in Form erkennbarer Spuren. Sie können etwa nach den Arbeitsmethoden und -verfahren, den Aufgabenstellungen und ihrer Umsetzung in der praktischen Alltagsarbeit befragt werden. Evidenz der vorgenommenen Operationen ist in allen dabei entstandenen Veränderungen oder Kennzeichnungen enthalten z.B. in den während der Bearbeitung angebrachten Vermerken, in der Reihenfolge der Abheftung in einem Aktenband, in der Art des Papiers und in anderen Hinweisen auf Kontexte und Entstehungszusammenhänge. Sie begründet die Auswertbarkeit für neue Fragestellungen, weil sie die ursprünglichen Operationen beobachtbar macht. Sie ist Grundlage für das Provenienzprinzip.

Evidenzwert

Die Aussagekraft von Unterlagen über Abläufe und Verfahren in der Ursprungsstelle anhand von nicht geplanten formalen Merkmalen sowie von Verfügungen und Vermerken (Angaben), die im Entscheidungsprozeß für seine Steuerung entstandenen sind, wie Zuschreibungen, Aktenzeichen, Erledigungsvermerke, Datierungen, Ab- und Mitzeichnungen, Absender und Adressat externer Schreiben. Die Feststellung und Einschätzung des Evidenzwertes geschieht bei der Bewertung. Der Evidenzwert kann bei der Arbeit mit den Akten im Rahmen des Primärzweckes nicht gezielt für Dritte hergestellt und auch nicht gefälscht werden. Deshalb ist er eine wesentliche Grundlage für die Einschätzung der Authentizität.

Faksimile

Familienarchiv

Faszikel

Federführung

Verantwortliche Zuständigkeit für die Bearbeitung einer Angelegenheit von Anfang bis Ende einschließlich der Planung der Beteiligungen weiterer, mitwirkender Stellen (z.B. in Mitzeichnungsverfahren), festgelegt für ein Aufgabengebiet durch den Geschäftsverteilungsplan oder für einzelne Sachen durch die Zuschreibung auf dem Eingang. Die Federführung bindet die materiell inhaltliche Zuständigkeit mit der Zuständigkeit für die Planung des Entscheidungsprozesses und die Zusammenführung seiner Ergebnisse zu einem Gesamtergebnis zusammen. Sie funktioniert dann am besten, wenn bei einer Mitzeichnung die Beteiligten die Befugnis zur Änderung des vorgelegten Konzeptes haben, ihre Anmerkungen vor der Ausfertigung des Ausgangs hier wieder zusammenkommen und in die endgültige Fassung des Ausgangs eingearbeitet werden können.

Findbuch

Darstellung eines Bestandes mit seiner Gliederung als Gesamtüberblick (auch als Inhaltsverzeichnis verwendet) und einer strukturierten Liste aller Verzeichnungseinheiten. Zu den notwendigen Bestandteilen des Findbuchs gehören daneben eine Findbucheinleitung zur Behörden- und Bestandsgeschichte und ein Index zu Personen und Orten sowie eventuelle Konkordanzen. Es ist das Instrument für die Präsentierung der Erschließung des Bestandes und hilft bei der Benutzung, die für eine Frage interessanten Einheiten auszuwählen und zu bestellen. Die Buchform sichert den ständigen Überblick über die innere Struktur des Bestandes. Die ältere Bezeichnung ist das Repertorium. Die Funktionen des Findbuchs sind mit Internettechnologie im Online-Findbuch vollständig reproduzierbar und durch eine noch bessere Verknüpfung mit Hintergrundinformationen ergänzbar.

Findbucheinleitung

Bestandteil von Findbüchern, der die für die Benutzung des Bestandes erforderlichen Informationen zur Behörden- und Bestandsgeschichte und zur archivischen Bearbeitung des Bestandes sowie eventuell Hinweise auf die Zitierweise und auf Verbindungen zu anderen Beständen enthält.

Findmittel

Oberbegriff für Erschließungsinstrumente für Archivbestände, meist Findbücher, Karteien, Ablieferungslisten, Beständeübersichten.

Fonds

Archivgutbestand mit einheitlicher Herkunft, wobei keine Festlegung über die Art der internen Strukturierung erfolgt. Die Provenienz, verstanden als Herkunft aus organisatorischen Zusammenhängen, begründet bei einem Fonds die äußere Abgrenzung zu anderen Beständen, nicht notwendigerweise die innere Struktur.

Fondsprinzip

Besondere Form des Provenienzprinzips mit ausschließlicher Berücksichtigung der organisatorischen Herkunft. Bei seiner Anwendung werden Bestände mit äußerer Abgrenzung nach Provenienzen, aber innerer Ordnung nach sachlogischen Prinzipien hergestellt. Es wird dort angewandt, wo das Schriftgut aus der Verwaltung besonders wenig durch Vorgänge strukturiert wurde oder wo es außerhalb der Entscheidungsprozesse entstanden ist, also etwa bei chronologischen Serien.

Fotosammlung

Ansichtensammlung, die nur aus Fotografien besteht.

Gefriertrocknung

Geheimes Archiv

Geheimhaltungsfristen

Behördlich besonders festgelegte Zeiträume, nach deren Ablauf die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Amtsgeheimnissen nicht mehr gilt. Sie haben Einfluss auf die von archivischer Seite festzulegenden Sperrfristen für Archivgut.

Generalkartei

Kartei mit Verzeichnungsangaben aus mehreren Beständen, geordnet nach einer Systematik der Indexbegriffe; Versuch einer bestandsübergreifenden Stichworterschließung als Ergänzung zu Findbüchern. Sie ist trotz vieler Ansätze nirgendwo konsequent realisiert worden.

Generation

Geschäftsgang

Das Zusammenspiel aller verfahrensmäßigen Zuständigkeiten bei der Organisation und Steuerung der Schritte in den Entscheidungsprozessen. Er umfasst die Bearbeitung einzelner Eingänge mit Eintragung ins Eingangsjournal, Zuschreibung an den Dezernenten, die Entscheidungsfindung und die Konzipierung der Antwort, Mitzeichnung, der Ausfertigung des Ausgangs und die Ablage des Entwurfs in den Akten. Der Geschäftsgang ist die Gesamtheit der aktuell bearbeiteten Vorgänge. Er wird in Geschäftsordnungen definiert.

Geschäftsordnung

Schriftliche Regelung für den Ablauf der Entscheidungsprozesse in Behörden. Sie definiert die Kompetenzen und Zuständigkeiten der am Geschäftsgang beteiligten Stellen, also der Behördenleitung, der Sachbearbeitung und der Assistenzdienste wie Registratur und Kanzlei. Sie organisiert und regelt, ordnet aber nicht an. Die Geschäftsordnungen werden von den Verwaltungen, für die sie gelten sollen, selbst erstellt und eventuell bei einer vorgesetzten Stelle genehmigt. Ihre Wirkung beruht auf Selbstbeobachtung. Sie schildern keine Standardabläufe, sondern stellen einen Vorrat von Instrumenten für die beschriebenen Aufgaben bereit. Das sind etwa Abzeichnungen und Farben, die innerhalb des Geschäftsgangs eindeutig verstehbar sind. Mit dieser Methode erlauben sie eine im Prinzip unendliche Zahl an Kombinationen in der Form von Vorgängen.

Geschäftsverteilungsplan

Detaillierte Aufstellung über die Aufgaben innerhalb einer Behörde sowie ihre Verteilung und Zuordnung an bestimmte Stellen oder Positionen. Der Geschäftsverteilungsplan wird ebenso wie die Geschäftsordnung von der Verwaltung, für die er gilt, selbst erstellt und eventuell bei einer übergeordneten Stelle genehmigt. Geschäftsverteilungspläne beschreiben Tätigkeitsbereiche, in denen zukünftige Fälle bearbeitet werden sollen, als Zuständigkeiten. Die tatsächliche Verteilung der Geschäfte in der Wahrnehmung der Aufgaben zeigt sich nur in den Akten an Hand der Zuschreibungen und der Zeichnungen.

Gliederung

Übliche Strukturierungsmethode für Archivgut. Sie geht vom Ganzen aus, das soweit wie nötig wie aus der Vogelperspektive ausdifferenziert wird. Dabei entsteht das Schema für die innere Struktur eines Bestandes, das für seine Präsentation im Findbuch genutzt wird. Dazu werden die Entstehungszusammenhänge bei der Ursprungsstelle von Provenienzbeständen analysiert und aufgearbeitet. Im Unterschied zur systematischen Klassifikation, die vom Einzelstück ausgeht, und es mit ähnlichen anderen Einzelstücken zusammenführt, verdeutlicht die Gliederung die internen Beziehungen und grenzt gleichzeitig einzelne Gruppen, die nebeneinander auf einer Ebene stehen, eindeutig von einander ab. So kann sie die Titelformulierungen von Wiederholungen entlasten.

Grenzjahr

Haltbarkeit

Handakten

Sammlung von Unterlagen und Kopien aus der allgemeinen Ablage zur direkten Verfügung von Behördenmitarbeitern oder Chefs, meist von ihnen selbst angelegt und geführt.

Handschriften

1) Bibliothekarischer Begriff u.a. für Nachlässe und Manuskripte in Bibliotheken; 2) Zunehmend häufiger für archivische Autographensammlungen benutzt.

Hausarchiv

Teile eines Adelsarchivs mit Materialien aus der Verwaltung der Familienangelegenheiten in Abgrenzung zu den Materialien aus der Landesverwaltung Justizverwaltung und Wirtschaftsverwaltung.

Hefter

Aktendeckel mit integrierter Mechanik (meist biegbare Laschen) aus Metall, auf denen Schriftstücke aufgefädelt werden. Als "Schnellhefter" zusammen mit Ordnern zum Ersatz der fadengehefteten und genähten Akten zu Beginn des 20. Jh. eingeführt. Seine Einführung begünstigte die Formierung der Aufzeichnungen als Vorgänge entweder innerhalb von Betreffakten, die in Ordnern anwuchsen, oder in der Form von Parallelakten. Sie müssen vor der Lagerung von Archivgut im Magazin entfernt werden.

Herabstufung

Hinterlegung

Übergabe einer Sache an eine öffentliche Verwahrungsstelle (vgl. Depositum) ohne Übertragung von Rechten an der Sache.

Index

Wortliste in alphabetischer Reihung mit Verweisen auf Seitenzahlen oder andere eindeutige Kennzeichen, die zur inhaltlichen Erschließung eines Textes angelegt wird. Im Findbuch meist als Personen- oder Ortsindex zu den Verzeichnungsangaben angefügt.

Information

Im nachrichten- und informationstechnischen Verständnis: Die Übertragung von Signalen von einem Sender an einem Empfänger. Diese Information kann übermittelt, verarbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden. In der modernen Systemtheorie ist Information eine Unterscheidung durch Beobachtung, die beim Beobachter eine Unterscheidung bewirkt. Damit kann Information nur etwas Neues, nicht eine Wiederholung sein. Jeder Empfänger eines Signals bestimmt selbst, ob es für ihn Informationen enthält und wenn ja, welche, und ob es deshalb eine Reaktion auslösen kann, oder ob es ein aus seiner Sicht banales Ereignis ohne Interesse für ihn ist. Die Informationen in Verwaltungsakten über ihre Umwelt sind in diesem Sinn Beobachtungen, die eine Unterscheidung vom nicht beobachteten Rest vorgenommen haben und die bei der Auswertung der Akten im Archiv sich selbst der Beobachtung frei geben. Dabei entsteht Wissen über die Ziele und Verfahren der Verwaltung und ihre Beobachtung der Umwelt, das als Information verstanden und genutzt werden kann.

Informationswert

Aussagewert von Archivgut über Fakten zu Personen, Orten und Ereignissen, die Gegenstand von Verwaltungshandeln geworden waren. Die Fakten dienten als Entscheidungsgrundlage während der Behördentätigkeit und wurden als Informationen erhoben. Sie blieben in dem Zusammenhang ihrer Verwendung erhalten. Zu ihrem Verständnis und zur ihrer Interpretation wird die Evidenz über die damit vorgenommenen Operationen benötigt, die die verfolgten Zwecke deutlich erhält und damit die Perspektive bei der Erhebung der Informationen erkennbar und verstehbar macht.

Intrinsischer Wert

Archiv- und Bibliotheksgut innewohnender eigenständiger, formaler Wert mit eigener Aussagekraft vor allem als Nachweis von Authentizität und Herkunft. Er liefert Kriterien für die Anwendung der verschiedenen Verfahren der Bestandserhaltung von der Originalerhaltung bis zur Ersatzverfilmung.

Intus-Vermerk

Vereinzelt verwendeter Zusatz zur Titelformulierung bei der Verzeichnung von Archivgut, der mit dem Wort "Intus" beginnt und mit dem auf besonders bemerkenswerte Formen, z.B. Fotos, Broschüren, Protokolle hingewiesen wird (vgl. Darin-Vermerk).

Inventar

Findmittel im Archiv, 1) das ausführlichere Beschreibungen der einzelnen Stücke (Analysen-2) enthält oder 2) das nach inhaltlichen Auswertungsgesichtspunkten Elemente aus verschiedenen, bestandsbezogenen Findbüchern zusammenführt als sachthematisches Inventar.

IuD (Information und Dokumentation)

Tätigkeiten, Institutionen und Systeme der Dokumentation, Informationsaufbereitung und -vermittlung.

Ius archivi

Historische Form des Rechtes auf die Führung eines eigenen Archivs mit öffentlichem Glauben, dessen Bestandteile als Beweismittel in juristischen Prozessen anerkannt waren. Damit wurde die ältere, aus dem römischen Recht stammende Tradition der Garantie der rechtlichen Gültigkeit durch die archivische Aufbewahrung von den kirchlichen Ausstellerarchiven auf die weltlichen Empfängerarchive kleiner Staaten und Dynastien übertragen. Das Ius archivi war mit dem alten Begriff des Archivrechtes gemeint.

Kartensammlung

Kassanda

Die nach der Bewertung oder auf Grund einer pauschalen Vernichtungsgenehmigung zu vernichtende Stücke.

Kassation

1) Vernichtung von Unterlagen, die durch das Archiv bei der Bewertung als nicht archivwürdig eingeschätzt wurden, unter Beachtung von Geheimhaltungs- und Sicherungsbestimmungen der Ursprungsstelle; 2) früher die Aufhebung juristischer Geltung etwa eines Urteils.

Kataster

Ursprünglich Bezeichnung für die Liste der Steuerpflichtigen; jetzt amtliches Verzeichnis aller Grundflächen des Landes als Grundlage für das Grundbuch und für die Bemessung der Grundsteuer mit Angaben über Nutzung, Lage und Größe der Grundstücke. Es besteht aus zwei Teilen, dem Flurbuch (Liegenschaftsbuch) und den Katasterkarten. Im übertragenen Sinn auch für topographische Register benutzt.

Katastrophenplan

Kirchenarchiv

Archiv in kirchlicher Trägerschaft und mit Zuständigkeit auf verschiedenen Verwaltungsebenen der kirchlichen Organisationen.

Kirchenbücher

In den Pfarreien geführte Register, in denen kirchliche Amtshandlungen bei Taufen, Konfirmationen, Firmungen, Trauungen und Beerdigungen festgehalten werden. Sie wurden seit dem frühen Mittelalter geführt und dienen bis zur Einführung der staatlichen Personenstandsregister (im Dt. Reich 1.1. 1876) als rechtlich wirksame Urkunden. Sie sind eine der wichtigsten Quellengattungen für Familiengeschichte.

Klassifikation

Schema für die Einordnung von Einzelstücken und die Aufstellung des Schemas selbst. Die Zuordnung zu Klassen erfolgt nach gemeinsamen Merkmalen. Klassifikation ist ein häufig synonym mit Gliederung benutzter Begriff für die Strukturierung von Beständen und Findbüchern, dir jedoch eine anderen Strategie verfolgt und nicht Einzelstücke ordnet, sondern eine Gesamtheit strukturiert.

Kollegial

Kompetenz

Zuständigkeit und Qualifikation für die Bearbeitung bestimmter Aufgabenkomplexe in Abgrenzung der von anderen Stellen wahrgenommen Aufgaben.

Konkordanz

Eindeutige, zweiseitige Verknüpfung verschiedener Zeichensysteme, etwa im Anhang von Findbüchern mit einer Liste neu vergebener und älterer, eventuell schon zitierter Signaturen.

Konservierung

Maßnahmen zur physischen Erhaltung einzelner Stücke oder zur Stabilisierung von Schadensbildern im Gesamtkonzept der Bestandserhaltung.

Kopialbuch (Kopiar)

Historischer Amtsbuchtyp. Er enthält Abschriften von Urkunden, deren Originalexemplare oft zur besseren Sicherung getrennt verwahrt wurden. Es wurde zur Erleichterung der Verfügbarkeit der kopierten Texte für die tägliche Kanzleiarbeit angelegt.

Kopie

Laminierung

Laufender Meter

Laufzeit

Angabe des Anfangs- und Enddatums der Entstehung einer Verzeichnungseinheit als Element der Titelbildung bei der Verzeichnung. Sie wird ermittelt aus Anfangs- und Endzeitpunkt der Bearbeitung einer in einer Verzeichnungseinheit repräsentierten Aufgabe, die sich in dem frühesten Eingangsdatum (Präsentatum oder Eingangsstempel) und letztem Ausführungsdatum einer Verfügung zeigen.

Leihgabe

Lesegerät

Magazin

Lagerungsbereich im Archiv mit besonderen klimatischen Vorkehrungen für bestmögliche Aufbewahrung im Rahmen der präventiven Bestandserhaltung und mit effektiver Raum- und Wegegestaltung.

Magazinierung

Manuskript

Maschinenlesbare Unterlagen

Massenakten

Massenhaft gleichförmige Akten aus parallel strukturierten Verwaltungsabläufen, den Massenverfahren in der Form von Parallelakten. Der Begriff wird oft unspezifisch für große Mengen von Akten benutzt und soll die Papierflut der modernen Zeit bezeichnen.

Materien

Gegenstand oder Thema von Verwaltungshandeln und von Schreiben, formuliert im Betreff. Der Grundsatz der Materientrennung, der aus dem 18. Jh in Preußen stammte, bedeutete, dass pro Schreiben nur eine Sache zu behandeln sein sollte. Damit wurde die vorgangsförmige Verwaltungsentscheidung und die Bildung von Akten für diesen Zweck möglich gemacht.

Mikrographie

Mischbestand

Bestand aus provenienzgebundenem Archivgut, der mit nicht provenienzgebundenem Sammlungsgut angereichert wurde. Ein Bestand, der aus Archivgut unterschiedlicher Provenienz besteht, wird als Mischfonds bezeichnet. 

Mitzeichnung

Form der Beteiligung im Entscheidungsprozeß. Sie wird mit einer Verfügung, oft als Mitzeichnungsleiste verkürzt, auf Grundlage des Geschäftsverteilungsplans geplant. Auf einem von der federführenden Stelle vorgelegten Entwurf für ein ausgehendes Schreiben können die in der Verfügung aufgelisteten Stellen der Reihe nach oder im Sternverfahren die Bestätigung der Kenntnisnahme oder Formulierungen von Änderungswünschen anbringen. Die Registratur organisiert die Logistik für den Ablauf nach Verfügung und legt das Ergebnis der Federführung vor. Die Sachbearbeit8ng kann deshalb den Ablauf planen, ohne sich selbst um die Umsetzung kümmern zu müssen. 

Mitzeichnungsliste

Bestandteil der Verfügung, der die in einem Mitzeichnungsverfahren zu beteiligen Stellen auflistet und der Reihe nach bei den Beteiligungen abgezeichnet wird.

Monokratisch

Form der Entscheidungsfindung, die nicht kooperativ stattfindet, sondern auf Sachhierarchie basiert. Die Einzelentscheidungen durch den Behördenleiter werden von den Mitarbeitern vorbereitet. Die monokratische Entscheidungsfindung unterscheidet sich sowohl von der kollegialen wie von der bürokratischen Entscheidungsform durch die fehlende Prozeßhaftigkeit und Kooperation im Rahmen von Zuständigkeiten.

Nachlaß

Private, archivwürdige Unterlagen, die aus persönlicher Tätigkeit stammen und als Archivgut zusätzlich zu den aufgrund von Ablieferungsansprüchen ins Archiv übernommenen Beständen als Depositum, Schenkung oder Kauf erhalten und archiviert werden.

Nitrofilm

Öffentliche Archive

Archive der öffentlichen Verwaltung. Die Zugänglichkeit zu ihren Beständen und ihre Aufgaben gegenüber der Öffentlichkeit sind gesetzlich geregelt. Die Archivgesetze begründen den Anspruch und das Recht der Bürger auf Zugang zum Archivgut. Die Aufgaben gegenüber der Verwaltung des Zuständigkeitsbereiches ergeben sich zusätzlich aus Organisationsregelungen in Geschäftsordnungen oder Aktenordnungen.

Öffentlichkeitsarbeit

optische Speicher

Ordner

Buchförmiger Aktenumschlag mit Ordnungskennzeichen auf dem Rücken und mit festen Deckeln und integrierter Hebelmechanik zum Ablegen von Schriftgut, geeignet für eine Aufstellung in Regalen. Ordner wurden in der Verwaltung im Zuge der Büroreform zu Beginn des 20. Jh. zur Ablösung der liegenden Aufbewahrung gehefteter oder genähter Akten eingeführt.

Ordnung

Einsortierung der Verzeichnungsangaben einzelner Verzeichnungseinheiten eines Bestandes in eine schon vorhandene oder neu erarbeitete Gliederung sowie die Aufstellung der Gliederung bei der Erschließung.

Paginierung (Foliierung)

Anbringen einer Seiten- oder Blattzählung bei der magazintechnischen Behandlung von Archivgut, oft mit einem fortzählenden Stempel.

Parallelakten

Gleichförmiges Schriftgut in Reihung nach Namen oder Nummern der Vorgänge ohne innere Ansätze für eine Systematisierung. Grundlage für ihre Entstehung sind gleichförmige Verwaltungsverfahren meist in der Leistungsverwaltung.

Paraphe

Personalakten

In der Verwaltung der dienstlichen Angelegenheiten einer Person entstandene Unterlagen; nach juristischer Definition wegen des Einsichtsrechts der Betroffenen alle dazu gehörenden Unterlagen unabhängig vom Aufbewahrungsort und physischer Kompositionsform.

Persönlichkeitsrecht

Allgemeines Recht des einzelnen auf Achtung und Entfaltung seiner individuellen Persönlichkeit in der Sozial-, der Privat- und der Intimsphäre (mit unterschiedlich starkem Schutz). Durch spezielle gesetzliche Regelungen geschützt sind das Namensrecht, das Recht am eigenen Bild, das Urheberrecht und personenbezogene Daten nach Datenschutzgesetzen.

Pertinenzprinzip

Strukturierung von Archivgut nach Territorial-, Personal- oder Sachbetreffen ohne Rücksicht auf die Entstehungszusammenhänge der Unterlagen. Seine Entstehung wurde durch die Einrichtung von Auslesearchiven begünstigt.

Plan

Primärwert

Nützlichkeit von Schreiben und Aufzeichnungen für den Primärzweck bei der Behördenarbeit im Zuge der Entscheidungsfindung im Unterschied zum Sekundärwert, der dann realisiert wird, wenn Unterlagen als Informationsquelle über ihre Entstehung und Verwendung genutzt werden.

Primärzweck

Ursprüngliches Ziel bei der Entstehung und Aufbewahrung von Unterlagen, nämlich die interne Steuerung des Entscheidungsprozesses und die Ermöglichung neuer Operationen als Folge bisherige Handlungen und ihrer Ergebnisse. Der Primärzweck prägt die Struktur der Unterlagen um so mehr, je stärker mit der Entscheidungsform des Vorgangs gearbeitet wird und die Aufzeichnungen zur Steuerung der Entscheidungsprozesse genutzt werden. Die Archivierung stellt die nachträgliche Evidenz und Nachvollziehbarkeit des Primärzweckes für die Nutzung der Aufzeichnungen zum Sekundärzweck her.

Protokollbücher

Amtsbuchtyp für die Eintragung von Protokollen von kollegialen Ratsgremien. Ausgehende Schreiben nach den Beschlüssen wurden manchmal als Protokollauszüge gefertigt. Die Protokolle der kollegialen Behörden führten den Anlass der Debatte und den Beschluss in einer Zeile mit mindestens zwei Spalten zusammen und bildeten so die Vorform der späteren Tagebücher, in denen - im Gegensatz zu den getrennten Eingangs- und Ausgangsregistern monokratischer Behörden - die Angaben zu einem Vorgang von seinem Beginn bis zu seinem Abschluss in einer Zeile erfasst werden. Damit wurde er von der Registratur aus als Prozess beobachtbar.

Provenienz

Die Sachgemeinschaft von Aufzeichnungen, die durch die Entstehungszusammenhänge begründet wird. Sie kann mit der Herkunftsgemeinschaft identisch sein, kann ihr aber auch widersprechen. Die Provenienz in funktionalem Sinn bezeichnet die Ursache der Entstehung der Aufzeichnungen oder ihren Primärzweck. Die Aufzeichnungen erklären sich gegenseitig und grenzen sich in ihrem Bedeutungsumfang ein.

Provenienzprinzip

Es orientiert alle Maßnahmen der Archivierung einschließlich der Bewertung ebenso wie der Titelbildung auf die Entstehungszusammenhänge, die die Provenienz bilden. Es gibt verschiedene Ausprägungen des Konzepts  je nach historischem Kontext und Verwaltungsstruktur, auf deren Schriftlichkeit es angewendet wurde. So bezeichnet es auch die Wiederherstellung der ursprüngliche Ordnung oder die Strukturierung von Archivgut nach organisatorischer Herkunft. Es kann auch die Grundlage für die Beständestruktur sein und nur als Maßstab für die äußere Abgrenzung der Bestände verwendet werden. In der Diskussion um die Archivierung elektronischer Aufzeichnungen wird Provenienz als Herkunft aus Geschäftsprozessen verstanden.

Provenienzstelle

Recherche

Untersuchung für die Beantwortung einer Anfrage aus den Beständen eines Archivs.

Recycling-Papier

Mit unterschiedlichen Anteilen von Altpapier hergestelltes Papier, dessen Alterungsbeständigkeit wegen des schwankenden Säure- und Ligningehalts aufgrund der unbestimmten und wechselnden Zusammensetzung für die Archivierung nicht ausreichend ist.

Regest

Register

Registratur

Organisationseinheit in der Verwaltung, die für Assistenzdienste bei der Prozessorganisation zuständig ist und die laufenden Akten für einen jederzeitigen Rückgriff organisiert und bereithält. Sie stellt den Überblick über einzelne Vorgänge her und steuert ihre Abläufe nach den mit Hilfe von Verfügungen von den Fachkräften angegebenen Plänen. Dabei nimmt sie die kooperative, externe und interne Terminüberwachung wahr. Die Bezeichnung wird auf den von ihr verwalteten aktuellen Aktenbestand übertragen. Die Registratur ist durch organisatorische Verselbständigung der früheren Registrierung der Urkunden und der sicheren Verwahrung der internen Aufzeichnung im Zuge der funktionalen Ausdifferenzierung der mit Schriftlichkeit befassten Tätigkeiten aus der Kanzlei heraus entstanden.   

Registraturprinzip

Eine Ausformung des Provenienzprinzips als Grundsatz für die archivische Ordnung von Archivgut, der die Beibehaltung oder Wiederherstellung der ursprünglichen, behördlichen Ordnung der Unterlagen anstrebt.

Repertorium

Historischer Begriff für die Aufstellung der von einer Registratur verwalteten Aktenbestände und von dort aus auf Archivfindmittel übertragen. Es war die frühere Bezeichnung für das Findbuch mit einer Gliederung, die die innere Struktur des Bestandes deutlich macht. Die Bezeichnung stammt aus der traditionell lateinischen Verwaltungsterminologie und hat ihre Wurzeln im lateinischen reperire = ermitteln im Gegensatz zu griechisch katalog = Aufzählung.

Reponieren

Zurücklegen von Archiv- und Sammlungsgut im Magazin nach der Benutzung.

Reprographie

Restaurierung

Wiederherstellung beschädigter Stücke mit Hilfe originaler Substanz; Tätigkeit, die im Rahmen der Bestandserhaltung eingesetzt wird.

Riß

Sachakten

Zusammenstellung aller zu den bearbeiteten Sachen angefallenen Schriftstücke. Sachakten nehmen die Schriftstücke nach ihrer Erledigung auf, während Vorgänge bei der Bearbeitung entstehen und genutzt werden. .

Sachbearbeitung

Funktion einer Behörde, der ein bestimmter Aufgabenbereich zugewiesen ist mit Ermessensspielraum und Entscheidungskompetenz sowie der eigenen Verantwortung im Detail und in einzelnen Sachen.

Sache

Einzelne Angelegenheit, Materie, Gegenstand von Verwaltungshandeln und damit von Akten. Sie kann einen Aufgabenkomplex oder eine einzelne Aufgabe bezeichnen. Ihre Bezeichnung formuliert der Fall oder der Betreff als Bezeichnung der Angelegenheit, in der ein Brief geschrieben wird oder als Bezeichnung der zugehörigen Akten.

sachthematisches Inventar

Form eines archivischen Findmittels mit der Zusammenstellung von Titeln aus verschiedenen Beständen nach thematischen Gesichtspunkten. Es soll der historischen Forschung den Zugang zu Unterlagen zu häufig bearbeiteten Fragen erleichtern, löst aber oft die Verzeichnungsangaben aus ihren Kontexten.

Sammlung

Zusammenstellung von Einzelstücken verschiedener Herkunft, die wegen eines spezifischen Sammlungsinteresses oder gemeinsamer Eigenschaften ohne Berücksichtigung von Entstehungszusammenhängen zusammengeführt wurden; archivische Sammlungen haben meist einen inhaltlichen Bezug zur Geschichte des Sprengels. Sammlungen können auch als ganze etwa als Teil von Nachlässen ins Archiv kommen.

Sammlungsgut

Material in den Sammlungen in Archiven; der Begriff dient als Gegenbegriff zum Archivgut.

Sampling

Verfahren bei der Bewertung, bei dem nach statistischen Verfahren eine repräsentative Auswahl von einzelnen, nicht systematisierbaren Massenakten mit parallelem Evidenzwert hergestellt wird. Voraussetzung ist die Gleichheit innerhalb der zu bewertenden Unterlagen. Das Sampling soll mit einer geringen Anzahl von Akten die Gesamtmenge rekonstruierbar machen.

säurefreies Papier

Schenkung

Schriftgut

Die Gesamtheit der bei einer Organisation, Behörde oder Person aus ihren Geschäftsprozessen anwachsenden Aufzeichungen, auch in elektronischer Form, die für die Erledigung der laufenden Geschäfte erstellt oder aufbewahrt und in der Registratur oder Ablage zu Akten formiert werden. Es wird einerseits durch die mit seiner Hilfe durchgeführten Handlungen und andererseits durch die Nutzung bestimmter Ablageformen oder Aktentypen strukturiert. Diese Einflüsse sind Gegenstand archivischer Analyse bei der Archivierung. Nationale Verwaltungstraditionen haben großen Einfluss auf die Formen der inneren Strukturierung während der Entstehung des Schriftguts. Dokumentenmanagementsysteme können die Einflüsse durch Entscheidungsprozesse und Ablagestrukturen nicht wahrnehmen, weil sie die Unveränderbarkeit der Schriftstücke voraussetzen, und deshalb weder Prozessunterstützung anbieten (für den Primärzweck), noch erkennbar machen (für den Sekundärzweck) können .

Schriftgutverwaltung

Organisationseinheit für die Ablage und die Bereitstellung von Unterlagen für die aktuelle Aufgabenerledigung in Verwaltungen sowie die entsprechenden Tätigkeiten, auch wenn sie aus der Registratur auf die Sachbearbeitung verlagert werden.

Schriftstück

Einzelne physische Einheit mit zusammenhängenden Elementen aus Text, Einträgen und anderen schriftlichen Aufzeichnungen. Es dient der Mitteilung, die mit operationalen Intentionen verbunden ist und ist Grundlage für die Bearbeitung des Falles. Die Elemente bezeichnen neben dem Text, der den Inhalt der Mitteilung formuliert, den Adressaten, die Sache, den Absender, das Datum etc. Im Geschäftsgang wird es mit Vermerken und anderen Merkmalen darauf folgender, beabsichtigter oder erledigter Tätigkeit versehen.

Schrittkamera

Schutzverfilmung

Verfilmung mit dem Ziel der Mikrofilmbenutzung zur Schonung und zum Schutz der Originale.

Sekundärwert

Nützlichkeit für den Sekundärzweck. Kriterium bei der archivischen Bewertung, das die Aussagekraft für die Auswertung und Interpretation feststellt. Er ist Voraussetzung für die Archivierung im Unterschied zur Nützlichkeit bei der Verwaltungsarbeit, dem Primärwert. Er wird bestimmt durch das Maß der Aussagekraft von Aufzeichnungen über ihren Primärwert. Die langfristige Speicherung elektronischer Unterlagen trägt nicht zur Realisierung eines Sekundärwertes bei, sondern verlängert zeitlich den potentiellen Primärwert.

Sekundärzweck

Der Sinn der Nutzung von Aufzeichnungen für eine Auswertung. Er ist bei schriftlichen Aufzeichnungen realisierbar, die für die Steuerung von Operationen, also für den Primärzweck, entstanden sind. Er bezeichnet einen Perspektivenwechsel, der die Erledigung des Primärzwecks voraussetzt und ihn danach selbst zum Gegenstand der Wahrnehmung macht. Die Archivierung dient dem Sekundärzweck der Aufzeichnungen. Deshalb braucht die Archivierung elektronischer Aufzeichnungen Strategien zur Realisierung eines Sekundärzwecks, der ihre Entstehung und Nutzung nachvollziehbar macht.

Serie

Gleichförmige Schriftstücke, Amtsbücher oder Akten in alphabetischer, numerischer oder chronologischer Folge in einer Registratur ohne innere Anhaltspunkte zu Systematisierung.

Serienakten

Chronologisch nacheinander abgelegte und zu Akten formierte Schriftstücke, auch mit Unterteilungen etwa nach Korrespondentenzpartnern. Physische Einschnitte werden durch Lagerungs- und Kompositionstechnik bedingt und haben keinen inneren Grund.

Signatur

1) Kennzeichen zur Identifikation einzelner Einheiten von Archivgut und zu ihrer Verknüpfung mit den Findmitteln. Archivische Signaturen geben die Reihenfolge der Lagerung im Magazin an. Sie sind aus früheren Lokaturen oder Aktenkennzeichen entstanden, die zusätzlich auch eine inhaltliche Bedeutung (ähnlich einer Notation bei einer Klassifikation) hatten. Sie finden sich deshalb in vielfältigen, z.T. komplizierten Varianten bei alten Beständen. 2) Die elektronische Signatur ist ein Ersatz für Unterschriften. Sie soll Fälschungssicherheit und Authentizität von elektronischen Aufzeichnungen begründen.

Sperrfrist (Schutzfrist)

Frist vor der Öffnung von Verwaltungsunterlagen für eine allgemeine Benutzung, festgelegt in Archivgesetzen oder Benutzungsordnungen. Sie ist je nach möglichem Bedarf an Schutz des Persönlichkeitsrechts in verschiedenen Aktentypen unterschiedlich lang.

Sprengel

Geographische Ausdehnung des Zuständigkeitsbereichs eines Archivs. Die historische Entwicklung der Archivsprengel hat wesentlich zur heutigen Gestaltung der Archivbestände beigetragen und sich gleichzeitig darin verfestigt. Sie ist deshalb auch weitgehend verantwortlich für die heutige Organisation der Archivverwaltung sowie die Zahl und die Standorte der Staatsarchive in den Bundesländern.

Stellvertreter

Magazintechnisch das Doppel des Bestellscheins, das im Regal auf ausgehobene Einheiten und ihren Verbleib hinweist. Er wird an ihrem Platz bis zur Reponierung der Einheit hinterlassen.

Substitutionsverfilmung

Tagebuch

Tägliche Aufzeichnung oder Registerführung in jahrweise abgeschlossener Buchform, vor allem die in der bürokratischen Verwaltungsform von der Registratur vorgenommene Erfassung und Eintragung der Vorgänge von ihrem Beginn bis zum Abschluss durch die z.d.A. Verfügung (zu den Akten). Im Gegensatz zum Eingangs- oder Ausgangsregister vereint es in einer Zeile alle Aufzeichnungen zu einem Vorgang und nimmt deshalb an Hand der Aufzeichnungen bei verschiedenen Stationen den vollständigen Entscheidungsprozeß wahr. Dabei tritt der Vorgang als Ablauf in Erscheinung und kann Gegenstand von Steuerungsmaßnahmen werden. Außerdem ermöglicht das Tagebuch die Rekonstruktion eventuell vermisster Vorgänge.

Tektonik

Gliederung der übergreifenden Struktur aller Bestände eines Archivs in Gruppen oder Archivabteilungen, heute meist nach Provenienzen und zeitlichen Zäsuren, früher auch sachthematisch.

Thesaurus

Fachbegriff aus der Dokumentation für eine besondere Art von Dokumentationssprachen. Ein Thesaurus ist die geordnete Zusammenstellung von Begriffen und ihren sprachlichen Bezeichnungen, die in einem Dokumentationsgebiet zum Indexieren, Speichern und Wiederauffinden dient. Begriffe und Bezeichnungen werden zur terminologischen Kontrolle eindeutig aufeinander bezogen, indem Synonyme vollständig erfaßt und Homonyme und Polyseme besonders gekennzeichnet werden und für jeden Begriff eine Vorzugsbezeichnung als Descriptor mit Begriffsnummer festgelegt wird, die den Begriff eindeutig vertreten kann. Die semantischen Beziehungen zwischen den Begriffen werden als Relationen von Ober- und Unterbegriffen, als Äquivalenzrelation oder als Assoziativrelation dargestellt. Der Thesaurus für ein Fachgebiet ist präskriptiv, indem er für seinen Geltungsbereich festlegt, welche begrifflichen Einheiten zur Verfügung gestellt werden und wie sie bezeichnet werden. Deshalb ist er Darstellungs-, kein Analyseinstrument.

Titel

Zentrales Element der Titelbildung bei der Verzeichnung, das die Bezeichnung der Einheit benennt und jeweils mit Enthält-, Darin- oder Intusvermerken ergänzt werden kann, neben den zusätzlich erforderlichen Elementen der Signatur und der Laufzeit. Der Titel beschreibt die Tätigkeit, die zur Entstehung der Verzeichnungseinheit geführt hat, also ihren Entstehungszweck. Falls die tatsächlich mit den Akten wahrgenommene Tätigkeit von der ursprünglich bei Anlegung der Akte in der Behörde als ihre Bezeichnung formulierten Absicht abweicht, wird der festgestellte, abweichende Entstehungszweck in einem zusätzlich aufgenommenen Enthältvermerk beschrieben.

Titelbildung

Formulierung des Titels durch Kennzeichnung des ursprünglichen Entstehungszwecks, wobei ein vorhandener Titel übernommen werden kann, wenn er den bei Anlage der Akten gemeinten Entstehungszweck ausdrückt. Falls der tatsächliche Entstehungszweck vom ursprünglich gemeinten abweicht, wird er im Enthältvermerk genannt. Die Bezeichnung des ursprünglichen Entstehungszwecks mit eventueller Ergänzung im Enthältvermerk hält den Zusammenhang zwischen Betreffakten evident, auch wenn sie sich später anders entwickelt haben.    

Übergabe

Übernahme

1) Tätigkeiten bei der Aufnahme von aus Behörden ausgesonderten und bewerteten Unterlagen im zuständigen Archiv mit Vergabe einer Zugangssignatur, eines vorläufigen Lagerungsortes und mit der Vorbereitung der Erschließung oder 2) Gesamtheit der gemeinsam übernommenen Unterlagen.

Unterlagen

In den Archivgesetzen eingeführter Begriff für Schriftgut aus Verwaltungsbehörden unabhängig von seinem Trägermaterial, das archivreif ist und zur Aussonderung und Anbietung an das zuständige Archiv ansteht.

Urkunden

Förmliche und beglaubigte Schriftstücke zur Bekräftigung und als Zeugnis von rechtlich wirksamen Verhältnissen. Sie wurden vor allem im Mittelalter zur Verleihung oder Bestätigung von Rechten angefertigt, übersandt und aufbewahrt. Sie werden untersucht von der Diplomatik.

Verfügung

1) Instrument für die Ablaufsteuerung von Entscheidungsprozessen in Form von Vorgängen. Sie besteht aus schriftlichen Planungen über nachfolgend erforderliche Operationen in der Form einer durchnummerierten Liste von Bearbeitungsschritten auf einem Schriftstück, etwa einem Aktenvermerk, einem Konzept oder einem Eingang. Nach Bestätigung der Erledigung eines Vorgangsschrittes durch die dafür zuständige Fachkraft mit ihrem jeweiligen Namenszeichen und der Datierung wird der Vorgang zum nächsten Schritt weitergeleitet. Die Kontrolle der Erledigung und die Organisation der Weiterleitung wird traditionell von der Registratur durchgeführt. Auch Vermerke, etwa die Zuschreibung beim Eingang oder ein Zeichnungsvorbehalt, haben Verfügungsfunktion. 2) In älterer Verwaltungsterminologie und einigen Gesetzen (VwVfg) auch eine Anweisung einer Behörde nach außen.

Vernichtung

Die physische Zerstörung von kassierten Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet wurden, oft bei der Behörde oder in ihrer eigenen Verantwortung durchgeführt.

vertraulich

Verzeichnung

Teil der Erschließungsarbeit. Sie besteht aus der Titelbildung im Unterschied zur Ordnung des Bestandes.

Verzeichnungseinheit

Einheit innerhalb eines Bestandes mit eigener Identifikation durch die nur einmal vorhandene Signatur und dazu gehörigen Verzeichnungsangaben im Findbuch

Vorgang

Ein einzelner kooperativer Entscheidungsprozess mit schriftlicher interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs. Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft. Es gibt keine Standardform eines Vorgangs. Allerdings ist das Instrumentarium zu seiner internen Steuerung in der Geschäftsordnung standardisiert ebenso wie die funktionalen Zuständigkeiten, die mit definierten Aufgaben jeweils eine Prüfung vornehmen und deren Ergebnis in der Form von Vermerken als Prämissen zur nachfolgenden Wahrnehmung durch andere Zuständigkeiten bereitstellen. Im Vorgang findet eine fortschreitend sich verstärkende, kooperative Selektion statt, die eine externe Mitteilung vorbereitet.

Weglegesachen

An eine Dienststelle eingesandte Mitteilungen, die keine sofortige Aktion auslösen und außerhalb der Ablage für kurze Frist, oft ein Jahr, aufbewahrt werden. Sie können ohne Berücksichtigung der Anbietungspflicht in der Behörde selbst vernichtet werden

Zeichnung

Die interne Kennzeichnung eines Konzeptes mit einem Namenskürzel oder Paraphe und einer Datierung. Die Zeichnung bekundet Zustimmung zu dem vorstehenden Text oder die Bestätigung einer Kenntnisnahme, die wegen des damit verbundenen Verzichts auf Änderungsmöglichkeit ebenfalls Zustimmung bedeutet. Da die Zeichnung mit Kontroll- und Änderungsbefugnis verbunden ist, bedeutet sie die vollständige Übernahme der Verantwortung für das abgezeichnete Schriftstück. Das gilt auch, wenn sie unter eine Verfügung, etwa zur Ausfertigung eines Schreibens zum Abschluss eines Vorgangs gesetzt wird. Deshalb bewirkt der Zeichnungsvorbehalt bei einer hierarchisch übergeordneten Stelle die auf einen Einzelfall bezogene Rücknahme einer Delegation von Entscheidungsbefugnissen sowohl in der Sache wie in der Organisation des Entscheidungsprozesses.

Zugang

Eine Gruppe von auf einmal übernommenen Unterlagen einer Stelle bei einer Ablieferung. Erhält durch Eintragung ins Zugangsbuch (Akzessionsjournal) eine Zugangsnummer, die bis zur Integration in einen vorhandenen Bestand Kennzeichen bleibt und für Magazinverwaltung und Arbeitsplanung genutzt wird.

Zugänglichkeit

Zugangssignatur

Bei der Registrierung einer Übernahme ins Zugangsbuch (oder Akzessionsjournal) vergebene laufende Nummer in Kombination mit dem Jahr des Zugangs.

Zuschreibung

Schriftliche Auszeichnung von Eingängen als zur Bearbeitung durch die genannten Mitarbeiter bestimmt. Sie besteht aus dem Namenskürzel oder Stellenzeichens meist im oder neben dem Eingangsstempel und wird bei der Eingangsbearbeitung angebracht. Sie ist eine Entscheidung über den Einsatz der Mitarbeiter in einzelnen Fällen, also eine Leitungsentscheidung, auch wenn ihre Handhabung nach formalen Kriterien am Assistenzdienste delegiert ist. Hilfsmittel für die Zuschreibung ist der Geschäftsverteilungsplan. Bei der Auswertung zeigt sie die Absicht der Arbeitsverteilung, während die Schlusszeichnung die tatsächliche Arbeitsverteilung zeigt.

Zuständigkeit

Festlegung des Bereichs, auf den sich die Kompetenz einer Verwaltungsstelle oder Dienststelle erstreckt, nach Aufgabenart und nach regionalem wie organisatorischem Umfang. Sie ermöglicht die eindeutige Abgrenzung der Verantwortung zu anderen Stellen. Der Zuständigkeitsbereich eines Archivs definiert und grenzt den Verwaltungsbereich ab, aus dessen Tätigkeit das Schriftgut erwächst, das hierher abgegeben wird. Die Zuständigkeit für die Übernahme von Archivgut entspricht der organisatorischen Zugehörigkeit des Archivs. Sie beschreibt den Sprengel nach den Merkmalen der Verwaltungsstruktur, der Organisationsebenen und der Zeiträume.

Zuwachs

Zwischenarchiv

Teil eines Archivs zur vorübergehenden Aufnahme von nur noch selten benutztem Schriftgut aus größeren Verwaltungen zur Erleichterung einer frühzeitigen Vorbereitung der Archivierung mit jederzeitigen Zugriff durch die Ursprungsbehörde bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.