Empfehlungen zur Verzeichnisstruktur für Findbuchdaten

Bei der Arbeit mit MidosaXML arbeiten Sie mit mehr als einer Datei im Dateisystem Ihres Systems. Es empfiehlt sich daher, Strukturen zu definieren, wie die Ablage der Daten erfolgen soll, um sicherzustellen, dass Dateien einem Findbuch zugeordnet werden können, und um zu erkennen, wofür die Dateien benötigt werden. Sie haben viele Möglichkeiten der Strukturierung und in dieser Beschreibung soll eine Möglichkeit vorgestellt werden.

Welche Dateien sind zu berücksichtigen?

Bei der Nutzung von MidosaXML werden Ihnen folgende Dateitypen begegnen:

  1. Die eigentliche Findbuchdatei, die als EAD, MidosaXML oder als MS-Access (.mdb) Datei vorliegen kann.

    ACHTUNG: Im Falle von EAD oder MidosaXML Dateien wird MidosaXML beim Speichern des Findbuches ein Verzeichnis mit dem Namen backup anlegen, in die bis zu vier alte Versionen des Findbuchs abgelegt werden.

  2. Die digitalen Objekte, die im Findbuch verzeichnet werden und in einem Online-Findbuch mit veröffentlicht werden sollen.
  3. Die Findbuch-Dokumente, die zur Korrektur und zur Veröffentlichung bereitgestellt werden sollen.
  4. Das Online-Findbuch, bestehend aus vielen Dateien, die eine Veröffentlichung auf einem Webserver ermöglichen.
  5. Die Dateien der Beständeübersicht, für die von Ihnen verwalteten Bestände mit Verweisen auf Ihre Findbücher.
  6. Die Dateien für die Online-Beständeübersicht, die eine Veröffentlichung auf einem Webserver ermöglicht und von der auf die Online-Findbücher verwiesen wird.
  7. Die MidosaXSearch Dateien, die es erlauben, mehr als ein Findbuch zu durchsuchen.

Vorschlag zur Sicherung der MidosaXML Daten

Die Dateien, die im Umgang mit MidosaXML angelegt werden, müssen entsprechend ihrem Wert gesichert und geschützt werden. Es empfiehlt sich, die Dateien täglich zu sichern, sodass Sie eine Möglichkeit haben, auf die letzten 20 Sicherungen zuzugreifen. Außerdem empfiehlt es sich, eine monatliche Sicherung für ein Jahr aufzubewahren. Über das Jahr hinaus sollten Sie überlegen, ob Sicherungen für ein weiteres Jahr quartalsweise aufbewahrt werden sollen.

Vorschlag einer Verzeichnisstruktur der MidosaXML Daten

Hier sehen Sie eine Beispielstruktur mit einer Beständeübersicht, Online-Findbüchern, einem Vorlagen-Verzeichnis und zwei Findbüchern. Die Struktur liegt in einem Verzeichnis Findbuecher.

Je nach Betriebssystem kann es bei deutschen Umlauten zu Problemen im Dateisystem kommen. Daher sollten Umlaute in Verzeichnis- und Dateinamen vermieden werden. Im Folgenden wird die in der Übersicht gezeigte Struktur beschrieben.

  • _Bestaende In dem Verzeichnis werden die Dateien zur Beständeübersicht abgelegt. [Dateityp: 6]
  • _OnlineFindbuecher In diesem Verzeichnis werden die Online-Findbücher abgelegt, die Sie generieren. Zusätzlich wird sowohl die Beständeübersicht abgelegt als auch die MidosaXSearch Dateien. Hier können Sie auch HTML Seiten ablegen, die auf die Beständeübersicht und auf MidosaXSearch verweisen.
    • Bestaende Die Online-Beständeübersicht wird hier abgelegt. Sie wird aus der Beständeübersicht unter _Bestaende generiert. [Dateityp: 7]
    • MidosaXSearch Die Dateien zum Suchen über alle Ihre Findbücher werden hier abgelegt. [Dateityp: 5]
    • OnlineFindbuch_... Hier wird für jedes Online-Findbuch ein Verzeichnis angelegt. [Dateityp: 4]
  • _Vorlagen In diesem Verzeichnis können Sie Vorlagen für Druckfindbücher oder Findbücher ablegen. Dort sollten Sie sich bedienen, wenn Sie ein neues Findbuch starten, und Sie sollten entsprechende Vorlagen vorbereiten.
  • Findbuch_... Für jedes Findbuch wird ein solches Verzeichnis angelegt, sodass Sie alle Dateien zum Findbuch zusammenhängend aufbewahren. Sie können auch Unterverzeichnisse anlegen. [Dateityp: 1, 3]
    • DigitaleObjekte In diesem Verzeichnis speichern Sie die digitalen Objekte ab, die Sie für das Findbuch erzeugen und veröffentlichen wollen. [Dateityp: 2]
    • Backup In dem Verzeichnis werden von MidosaXML alte Versionen von EAD oder MidosaXML Dateien abgelegt, sofern Sie mit diesen Formaten arbeiten.

Wenn Sie bei der Arbeit mit digitalen Objekten relative Pfade nutzen, so sollte bei dieser Struktur der Basispfad auf das Verzeichnis Findbuecher eingestellt werden (Zum Beispiel D:\Findbuecher).

Diese Struktur ist ein Vorschlag und sollte für Sie zur Anregung dienen, eine eigene Struktur zu definieren, die Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Diese Struktur muss dokumentiert werden und kann im Verzeichnis Findbuecher abgelegt werden.