Um mit MidosaXML konform zu Standards zu arbeiten wird eine Möglichkeit zur Abbildung der MidosaXML Elemente in der Verzeichnung nach ISAD-G aufgezeigt. Die Abbildung richtet sich nach der Publikation VÖ 23 der Archivschule Marburg von Rainer Brüning, Werner Heegewaldt und Nils Brübach nach ISAD(G) – Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung; ISBN: 3-923833-07-5.
Zusätzlich wird aufgezeigt welche Elemente aus MidosaXML in ein EAD-DDB 1.1 Findbuch bei der Transformation einfließen.
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Bestellnummer | Signatur [EAD(DDB)] | Identifizierung des Archivs und Verknüpfung des des Archivguts mit der zugehörigen Verzeichnung. | Zuerst der Ländercode (ISO 3166), Archivcode, Bestandssignatur und ventuell weitere Nummern. | De-StAMR 401.11 Nr. 2 |
| Titel | Titel [EAD(DDB)] | Benennung der Verzeichnungseinheit | Bei überliefertem Titel ist dieser zu übernehmen oder zu kürzen ohne wesentliche Informationen zu unterdrücken | |
| Laufzeit | Entstehungszeitraum [EAD(DDB)] | Identifizierung des Entstehungsdatums bzw. –zeitraums der in der Verzeichnungseinheit enthaltenen Unterlagen. | ISO 8601 beachten. | |
| Implizit in der Struktur enthalten | Verzeichnungsstufe [EAD(DDB)] | Identifizierung der Verzeichnungsstufe | Der Typ der Verzeichnungsstufe ist anzugeben | Bestand, Serie/Aktengruppe, Untergruppe, Akte, Einzelstück |
| Umfang | Umfang [EAD(DDB)] | Identifizierung des physischen Umfangs under Art des Materials | Anzahl der physischen Einheiten in arabischen Zahlen und die Bezeichnung der Organisationsform des Materials anzugeben | 2 Filmrollen 300 Kartons (30 lfd.m) |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Provenienz | Name der Provenienzstelle [EAD(DDB)] | Identifizierung der Provenienzstelle(n), die der (denen) die Verzeichnungseinheit entstanden ist. | Die für die Entstehung (Ursprung und Herkunft) der Verzeichnungseinheit verantwortliche Organisationen oder Personen sind zu benennen (Benennung möglichst nach ISAAR (CPF)) | Reichsautobahnen – Oberste Bauleitung Frankfurt Kurmainzisches Vizedomamt Rheingau |
| Entstehungsgeschichte | Verwaltungsgeschichte / Biographische Angaben | Informationen über Verwaltungsgeschichte der Provenienzstelle | Wesentliche Informationen über den Ursprung, die Entwicklung und Arbeit von Organisationen oder über Leben und Werk von Personen. | |
| Bestands-geschichte | Bestandsgeschichte | Information über den Wechsel der Eigentums- und Besitzverhältnisse der Verzeichnungseinheit, die von wesentlicher Bedeutung sind. | Wechsel in den Eigentums- und Besitzverhältnissen sind in chronologischer Reihenfolge anzugeben. Lücken sollen aufgezeigt werden. | |
| Akzessionen | Abgebende Stelle | Darstellung der Umstände, die mit der direkten Übernahme der Verzeichnungseinheit von der abgebenden Stelle verbunden sind | Die abgebende Stelle ist mit Datum und Form der Akzession anzugeben. Wenn unbekannt, so ist auch das anzugeben. |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Zusammenfassung | Form und Inhalt [EAD(DDB)] | Feststellung von Hauptgegenstand und Form der Verzeichnungseinheit, um die Beurteilung der Relevanz zu ermöglichen. | Kurze Zusammenfassung des wesentlichen Inhalts (einschließlich Zeitraum). Wiederholung von Angaben aus höherer Ebene ist zu vermeiden. | |
| Bewertungsinformationen | Bewertung und Kassation | Bereitstellung von Information über jede vorgenommene Bewertung und Kassation. | Beurteilung des Bestandes / Verzeichnungseinheit ist zu erläutern (Bewertungs- und Kassationsentscheidungen) | |
| Beschreibung der Zugänge | Neuzugänge | Angaben für den Benutzer über mögliche Veränderungen im Umfang der Verzeichnungseinheit. | Angabe über zu erwartende Neuzugänge, ergänzende Übernahmen. Angaben über Turnus und Umfang der Neuzugänge | |
| Ordnung und Klassifikation | Bereitstellung von Informationen über die Ordnung und Klassifikation der Verzeichnungseinheit. | Die Ordnung und Klassifikation der Verzeichnungseinheit ist zu erläutern (Schema der Klassifikation oder Ordnungsprinzipien) |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
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| Benutzungsbedingungen | Zugangsbestimmungen [EAD(DDB)] | Angabe derjenigen Bestimmungen, die den Zugang zu der Verzeichnungseinheit einschränken oder beeinflussen. | Gesetzliche Bestimmungen, Verordnungen, vertragliche Vereinbarungen oder sonstige Regelungen müssen benannt werden, die den Zugang beeinflussen. | |
| Benutzungsbedingungen | Reproduktions-bestimmungen | Informationen über Beschränkungen bei der Reproduktion der verzeichnungseinheit | Es sind die Bedingungen mitzuteilen, die die Benutzung oder Reproduktion nach gewährtem Zugang regeln. | |
| Verwendete Sprache | Sprache/Schrift [EAD(DDB)] | Identifizierung der in der Verzeichnungseinheit enthaltenen Sprache(n), Schriftarten und Zeichensysteme | Die in den Unterlagen vorherrschenden Sprachen sind zu benennen, Schriftarten, Zeichensysteme und verwendete Abkürzungen sollten auch benannt werden. | |
| Erläuterung des Materials | Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen [EAD(DDB)] | Information über wichtige physische Besonderheiten oder technische Anforderungen, die die Benutzung der Verzeichnungseinheit beeinflussen. | Alles was die Benutzung beinträchtigt, um den Zustand des Archivguts zu erhalten muss genannt werden. | Bilder verblasst Nur unter ultraviolettem Licht lesbar |
| Verweis auf andere Findmittel | Findhilfsmittel [EAD(DDB)] | Identifzierung aller für die Verzeichnungseinheit vorhandenen Findhilfsmittel | Alle von der Provenienzstelle oder im Archiv bereitgestellten Hilfsmittel, die Information über den Inhalt der Verzeichnungseinheit geben, sind aufzuführen. |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
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| Lagerungsort | Aufbewahrungsort der Originale | Nachweise über die aufbewahrende Institution, die Zugänglichkeit oder die Vernichtung der Originale | Falls die Verzeichnungseinheit eine Reproduktion ist soll die Stelle benannt werden, die im Besitz des Originals ist und wie es dort verzeichnet ist. | |
| Konversionsformen | Kopien bzw. Reproduktionen | Verweis auf Kopien bzw. Reproduktionen der verzeichnungseinheit und ihre Verfügbarkeit. | Wenn die Verzeichnungseinheit als Reproduktion an einem anderen Ort aufgeführt ist, so soll Stelle, Signatur und Aufbewahrungsort genannt werden. | Tagebücher und Korrespondenzen sind ebenfalls als Mikrofilm verfügbar. |
| Verweis auf ähnliches Material | Verwandte Verzeichnungseinheiten [EAD(DDB)] | Ermittlung von verwandten Verzeichnungseinheiten | Wenn die Verzeichnungseinheit Material enthält, dass in enger Beziehung zueinander steht, sollen die Beziehung und Daten der anderen Verzeichnungseinheit beschrieben werden. | |
| Verweis auf ähnliches Material | Veröffentlichungen | Ermittlung von Veröffentlichungen, die unter Benutzung oder Auswertung der Verzeichniseinheit sntstanden sind. | Hinweis auf die Veröffentlichung |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Bemerkung | Allgemeine Anmerkungen | Bereitstellen von Informationen, die erwähnt werden sollen aber sonst keinem Element zugeordnet werden können | Aus Sicht des Benutzers relevante Information, die in keines der Elemente inhaltlich passt. |
| MidosaXML | Element | Zweck | Regel | Beispiel |
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| Bearbeiter | Informationen des Bearbeiters | Erläuterungen zur Verzeichnung und über den oder die Bearbeiter | Die an der Verzeichnung beteiligten Mitarbeiter und die verwendeten Hilfsmittel sind anzugeben. | |
| Erschließungs-informationen | Verzeichnungsgrundsätze | Benennung der bei der Verzeichnung angewandten Normen, Regeln und Grundsätze | Alle derVverzeichnung zugrunde gelegten internationalen, nationalen und lokalen Verzeichnungsgrundsätze sind anzugeben und in der Art der Anwendung zu beschreiben. | |
| Änderung | Datum oder Zeitraum der Verzeichnung | Alle Daten, die sich auf die Erstellung oder Veränderung der Verzeichnung beziehen, sind anzugeben. | Angabe von Datum oder Zeitraum der Verzeichnung und ggf. einer späteren Überarbeitung. |