MidosaXML und das Archivportal-D

MidosaXML erlaubt es Tektonik-Information und Erschließungsinformation im Archivportal-D zu veröffentlichen. Diese Funktionalität wird im Rahmen einer Erweiterung geführt und muss durch eine nachträgliche Wandlung des Findbuchs im EAD Format in das EAD(DDB) Format durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie das MidosaXML nur EAD(DDB) in der Version 1.1 unterstützt.
Sie finden die notwendigen Dateien auf der CD im Verzeichnis EADDDB-1-1.

Folgende Dateien helfen Ihnen beim Zugang in die Aufbereitung von EAD(DDB) Dateien:

  1. MidosaXML2EADDDB.pdf – enthält eine Beschreibung des Vorgehens für die Transformation von EAD-Dateien, die mit MidosaXML erzeugt wurden nach EAD(DDB). Dabei ist zwischen der Erzeugung eine Datei für die Tektonik und für Findbücher zu unterscheiden.
  2. MidosaXML-EADDDB-Mapping-Findbuch.xlsx – enthält eine Abbildung der Datenelemente die MidosaXML nutzt nach EAD(DDB). Diese Abbildung ist nur für die Findbuch Variante von EAD(DDB). Diese Datei liegt auch als PDF-Datei vor. Dort sind jedoch die Kommentare nicht sichtbar.
  3. MidosaXML-EADDDB-Mapping-Tektonik.xlsx - enthält eine Abbildung der Datenelemente die MidosaXML nutzt nach EAD(DDB). Diese Abbildung ist nur für die Tektonik Variante von EAD(DDB). Auch diese Datei liegt als PDF-Datei vor. Dort sind jedoch die Kommentare nicht sichtbar.

Um Daten in das Archivportal-D liefern zu können müssen Sie als Teilnehmer angemeldet sein. Wenden Sie sich bezüglich des Verfahrens an das Archivportal-D.

Sie müssen ihre Findbücher, die ins Archivportal-D geliefert werden sollen unbedingt in das EAD Format exportieren und anschließend nur noch in diesem Format speichern und pflegen. Hintergrund ist die Notwendigkeit mit einer eindeutigen und beständigen Identifikation von Verzeichnungseinheiten zu arbeiten. Wenn Sie ihre Findbücher schon im EAD Format vorliegen haben, so müssen Sie diese nach Installation der MidosaXML Version 1.3.5 oder später öffnen und speichern um die Identifier tatsächlich in der EAD-Datei zu behalten. Arbeiten Sie anschließend nur noch mit diesen Dateien weiter.

Im Rahmen der Vorbereitung von Datenlieferungen an das Archivportal-D werden Sie aufgefordert valide EAD(DDB) zu erzeugen. Eine valide EAD(DDB) Datei erfüllt die Einschränkungen des EAD(DDB) Schema für Findbücher oder Tektonik vollständig. Sie sollten in der Lage sein zu prüfen, ob die erzeugten Dateien valide sind. Das Archivportal-D stellt Ihnen ein entsprechendes Werkzeug zur Verfügung oder Sie erwerben einen XML-Editor, der XML-Schema in der Version 1.1 beherrscht.

Für das Verständnis der Abbildung von MidosaXML EAD (was dem EAD-Profil des Bundesarchivs entspricht) und EAD(DDB) ist es hilfreich grundlegende Kenntnisse in den XML Technologien (Grundlagen XML und XML Schema (Version 1.1)) zu verfügen.

Besonderheiten von Bestandsübersichten für die Tektonik

MidosaXML erlaubt basierend auf einer Bestandsübersicht auch eine Tektonik für das Archivportal-D aufzubereiten.

Dies sollte bei einer Teilnahme am Archivportal-D die erste Lieferung sein.

Sollten Sie schon bisher mit einer Bestandsübersicht arbeiten, so wird empfohlen diese zu kopieren und die Kopie als Bestandsübersicht für das Archivportal-D weiterzupflegen. Pflegen Sie ihre Bestandsübersicht getrennt davon.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie ihre Bestandsübersicht getrennt von der im Archivportal-D veröffentlichten pflegen. Außerdem sollten Sie ihr Online Findbuch, das Sie im Internet auf den Seiten Ihres Archivs veröffentlich haben für jeden Bestand in einem Enthält-Vermerk vom Typ „online“ referenzieren, indem Sie die URL als Text im Enthält Vermerk eingeben. Sie finden als Beispiel auf der CD die Datei _Bestaende.ead.

Beachten Sie, dass in der Tektonikbeschreibung des Archivportal-D nur sehr wenig Information eingetragen werden kann.

Besonderheiten im Umgang mit Findbüchern

MidosaXML erlaubt basierend auf MidosaXML Findbüchern die EAD-Datei in eine EAD(DDB) valide Datei umzuwandeln. Dabei ist zu beachten, dass EAD(DDB) nicht alle Daten aus den MidosaXML Findbüchern enthalten kann. Bitte schauen Sie sich dazu die Abbildung der Datenelemente an. Sie finden eine Beispieldatei auf der CD mit dem Namen TestFindbuch-Alles.ead. Diese Datei enthält alle in MidosaXML verfügbaren Datenelemente.